Nom : Handicap International

Adresse : Bâtiment Loft II.1, Concession Utexafrica ; Avenue Colonel MONDJIBA N°372, commune Ngaliema/Kinshasa-RD Congo

Contacts : ao@rdc.hi.org

Web site: www.hi.org

Documents de l’appel d’offre :

2.4.1.Dossier de participation AO.FR

Créée à Lyon en 1982, Handicap International (HI) est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflit et de catastrophe.

Œuvrant aux cotés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels, améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leur droit fondamental.

HI est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale qui intervient dans des situations de pauvreté et d’exclusion, de conflit et de catastrophe. Actuellement, elle vient en aide aux personnes handicapées et aux plus vulnérables dans plus de 60 pays, partout dans le monde en répondant à leurs besoins essentiels, en améliorant leurs conditions de vie et en promouvant le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

1.    Description du marché

L’objectif du présent appel d’offre est de contractualiser un prestataire (Cabinet ou personne physique) pour une évaluation mi-parcours du projet ensemble pour le développement harmonieux de nos enfants dans la province de Kinshasa en République Démocratique du Congo.

Conditions économiques du contrat cadre :

Le contrat sera signé pour une durée initiale de six (6) semaines. A ce terme, le contrat prendra fin sans qu’il y ait la nécessité pour HI de réaliser toute forme de dénonciation.

L’ensemble de la prestation devra être opérationnel, le 16 septembre 2024.

La facturation sera fréquence, sur le site des conditions tarifaires indiquées dans le contrat de service.

Les prix seront fermes et non révisables pour la durée du contrat.

Adresses de réalisation du marché :

Dans les zones de santé de NGIRI-NGIRI, BUMBU, SELEMBAO et MONT NGAFULA 1 ; ville province de Kinshasa en République Démocratique du Congo

2.    Conditions générales

En soumettant une offre, le soumissionnaire accepte sans aucune restriction la totalité des conditions spécifiques et générales de ce cahier des charges comme étant le seul site de cette procédure de passation de marché, quelles que soient ses propres conditions, auxquelles il renonce par la présente.

Les soumissionnaires doivent examiner attentivement et respecter toutes les instructions, formulaires, clauses et spécifications mentionnés dans ce dossier d’appel d’offres.

La soumission d’une offre ne contenant pas toutes les informations et documents demandés avant la date limite indiquée pourra entraîner le refus de l’offre en question.

3.    Planning de l’appel d’offre

Date de publication : 02 Aout 2024

Date limite de réception des candidatures pour la commission 1 : 20 Aout 2024

Date de retour commission 1 : 21 Aout 2024

Date limite de réception des demandes de précision : 25 Aout 2024

Date limite de réception des offres pour la commission 2 : 7 Septembre 2024

Date limite d’attribution des marchés : 11 septembre 2024

4.    Eligibilité et Obligations

Toutes personnes physique ou morale de toutes nationalités sont éligibles pour candidater. Cependant, certains critères seront motifs d’exclusion de candidature.

Critères d’exclusion :

Les candidats ou soumissionnaires ne devront répondre à aucun des cas suivants :

• être en état ou faire l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de redressement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature prévue dans les législations ou réglementations nationales.
• faire l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle.
• avoir commis une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur peut justifier.
• ne pas avoir rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter.
• avoir fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale préjudiciable aux intérêts financiers des Communautés.
• suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financée par le budget communautaire, avoir été déclaré en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.

 

Les marchés ne sont pas attribués aux candidats ou aux soumissionnaires qui, pendant la procédure de passation de marchés :

• se trouvent en situation de conflit d’intérêt
• se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par l’organisation humanitaire pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

En retournant les présentes instructions de participation paraphées et signées, les soumissionnaires affirment qu’ils ne sont pas dans une ou plusieurs des situations mentionnées ci-dessus et consentent à faire parvenir à Handicap International, dans les sept (7) jours calendaires suivant la réception de la requête d’Handicap International, tout document additionnel que Handicap International jugera nécessaire pour assurer ses vérifications.

   Sous-traitance

Le prestataire, s’il fait appel à des entreprises en sous-traitance, s’engage vis-à-vis d’Handicap International à :

• Lui communiquer la liste des prestations ou des services qu’il envisage de sous-traiter
• Obtenir son accord formel sur le choix des sous-traitants pressentis
• Obtenir son agrément sur les conditions de paiement de ces sous-traitants
• Lui communiquer les contrats avec les sous-traitants sur simple demande

   Procédure de participation

 Le dossier d’appel d’offres est constitué des documents suivants :

• Le présent dossier de participation
• TDR (Cahier des charges et ses annexes)
• Annexe 1 : Conditions générales d’achat
• Annexe 2 : Bonnes pratiques commerciales
• Annexe 3 : Formulaire de candidature

   Dépôt des candidatures (commission 1)

Les entreprises intéressées pour proposer une offre doivent se faire connaitre et présenter leur candidature en retournant par courrier postal au responsable de marché (coordonnées ci-dessus) avant le 20 Aout 2024 :

• Le présent dossier de participation paraphé et signé,
• Annexe 1 : Conditions générales d’achat
• Annexe 2 : Bonnes pratiques commerciales
• Annexe 3 : Formulaire de candidature

Les candidats sélectionnés seront ensuite invités par écrit, par Handicap International, à soumettre une offre qui sera étudiée en commission 2.

   Demande de précision

Si Handicap International, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un candidat, ajoute ou clarifie des informations au dossier d’appel d’offres, ces informations seront envoyées par écrit et partagées en même temps avec tous les autres soumissionnaires.

La date limite de réception des demandes de précision chez Handicap International est le : 7 Septembre 2024

Ce planning pourra être modifié par Handicap International s’il en ressent la nécessité. Les réponses aux participants seront alors envoyées à tous par écrit en même temps.

  Remise des offres (commission 2)

Le dossier mail devra contenir la réponse de l’appel d’offres, elle comprendra :

• Lettre de motivation
•  CV (3 pages maximum, avec références) de chaque personne qui sera impliquée dans l’évaluation
•  Proposition technique (maximum 10 pages), y compris la portée des travaux, la méthodologie et les questions d’évaluation clés
• La proposition financière : devrait fournir des estimations de coûts pour les services rendus, y compris tous les frais/taxes. Le consultant doit couvrir tous les coûts de terrain liés (hébergement, per diem, billets d’avion, etc.).
• Expériences similaires (Maximum 3 pages) : Présentation des expériences similaires les plus pertinentes pour mener à bien cette évaluation à mi-parcours. Si possible partager 2 ou 3 exemples ou extrait de travaux similaires.
• Annexe 1 Conditions Générales des Achats (CGA)
• Annexe 2 Bonnes Pratiques Commerciales
• Annexe 3 Formulaire Fournisseur si entreprise

 

Un dossier en format numérique devra être envoyer par mail avec pour objet « AO-RDC-KINS-2024-002 » avant le 7 Septembre 2024 à l’adresse mail si dessous ao@rdc.hi.org

Les entreprises concernées sont invitées à transmettre leur meilleure proposition technique et commerciale en respectant impérativement les obligations et le modèle de présentation tels qu’ils sont définis ci-après. Toute offre ne respectant pas les exigences ci-dessous sera rejetée.

Langue : tous les documents écrits seront rédigés en français.

Unité monétaire : tous les prix devront être exprimés en dollars américains, hors taxe. La TVA et le montant TTC devront être précisés.

Conditions générales d’achat : Elles devront être retournées paraphées et signées avec l’offre.

Validité de l’offre: les offres des soumissionnaires doivent être valables trois (3) mois calendaires à compter de la date limite de réception des offres.

Modification ou retrait des offres : Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre par une notification écrite avant la date limite de soumission des offres le 7 Septembre 2024. Aucune offre ne pourra être modifiée passé cette date. Les retraits seront fermes et définitifs et mettront fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres.

Coûts de préparation des offres : Aucun des frais engagés par le soumissionnaire pour préparer et soumettre son offre n’est remboursable. Tous ces coûts seront uniquement à sa charge.

6.    Critères de sélection des offres

Commission 1

Les offres seront sélectionnées selon les informations contenues dans le formulaire de candidature et les documents à joindre. Chaque soumissionnaire peut également inclure tous les documents qu’il souhaite.

Les critères de sélection seront : niveau d’expérience, viabilité financière, aptitude à s’adapter aux contraintes des activités de Handicap International (langue de travail, structure de l’entreprise), niveau et volume d’activité.

Les entreprises qui satisferont au mieux les critères de sélection décrits ci-dessus seront, après délibération de la commission 1, invitées par écrit, par Handicap International à soumettre leur offre.

Commission 2

Handicap International se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter toute proposition ou cotation à son entière discrétion et de poursuivre le dialogue compétitif pour toute réponse qu’il considère comme avantageuse. Handicap International n’est pas tenu d’accepter les prix les plus bas ni aucune proposition. Aucune proposition ne pourra être modifiée une fois passée la date de clôture de l’appel d’offres.

Handicap International se réserve le droit d’établir une liste de fournisseurs présélectionnés. Des discussions plus poussées ainsi qu’un dialogue compétitif pourront ensuite être menés avec les fournisseurs présélectionnés.

L’ouverture et l’évaluation des offres ont pour but de vérifier si celles-ci sont complètes et valides.

L’évaluation ultérieure des offres sera effectuée à Lyon, par un comité d’évaluation composé de représentants d’Handicap International.

Le contrat sera attribué à l’offre qui sera à la fois conforme techniquement et administrativement et la plus avantageuse sur le plan économique, si l’on tient compte de la qualité des services offerts, du prix de l’offre et cout total d’acquisition.

Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement, le comité d’évaluation peut demander aux soumissionnaires, par écrit, d’apporter sous 48 heures des clarifications concernant leur offre, sans qu’ils puissent pour autant la modifier. Aucune de ces demandes de clarifications ne doit viser à corriger d’éventuelles erreurs initiales ou des manquements affectant la performance du contrat ou faussant la compétition.

Tout soumissionnaire qui tenterait d’influencer le comité d’évaluation dans le processus d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres, d’obtenir des informations sur l’avancement du processus ou d’influencer Handicap International dans sa décision concernant l’attribution du contrat verrait son offre immédiatement rejetée. Aucune excuse ne sera acceptée pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être évaluées.

7.    Annulation de la procédure d’appel d’offres

En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par Handicap International.

Si la procédure d’appel d’offres est annulée avant qu’aucune enveloppe extérieure n’ait été ouverte, les enveloppes scellées seront renvoyées, non ouvertes, aux soumissionnaires.

Une annulation peut se produire quand :

1. La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand Handicap International n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout ;
2. Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés ;
3. Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;
4. Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible ;
5. Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont empêché une concurrence loyale.

Handicap International ne pourra en aucun cas être passible de dommages et intérêts, de quelque nature qu’ils soient (en particulier les dommages et intérêts pour perte de profits en cas d’annulation d’un appel d’offres), même si Handicap International a été prévenu de la possibilité de dommages et intérêts.

La publication d’un avis d’achat n’engage pas Handicap International à mettre en application le programme ou le projet annoncé.

8.    Comment sera attribué le marché ?

L’attribution du marché sera faite sur la suite de l’offre présentant le meilleur compromis qualité/prix/délai en fonction des besoins définis dans l’appel d’offres.

Handicap International évaluera les offres en coût total d’acquisition.

Handicap International privilégiera les offres des fournisseurs s’engageant sur un tarif fixe pour toute la durée du contrat (matériel + main d’œuvre).

Par ce document, Handicap International détient la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de cette procédure d’appel d’offres. Par conséquent, les offres ne seront pas renvoyées aux soumissionnaires.