Le Département International de la Croix-Rouge de Belgique a pour mission de contribuer au renforcement du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue d’améliorer la résilience et les conditions d’existence des personnes vulnérables et de leurs communautés. A cette fin, nous soutenons le développement et l’action des partenaires Croix- Rouge à l’étranger. En Belgique, nous faisons du plaidoyer en faveur du respect du Droit International Humanitaire et menons des activités de rétablissement des liens familiaux.

Contribuer à la mobilisation des ressources en garantissant la qualité et la conformité administrative des documents à destination des bailleurs de fonds

• Relecture de tout document remis aux bailleurs de fonds (propositions, rapports, demandes d’avenant, autre correspondance) : contrôle et rédaction des aspects administratifs des documents, correction du français, mise en page, impression, mise à signature des documents au besoin
• Coordination de la remise des documents aux bailleurs de fonds : tenue de l’échéancier de l’unité, rappel des échéances aux autres membres de l’unité et du service financier

Contribuer à la capitalisation et à la mémoire du Service Actions Internationales (SAI)

• Assurer l’archivage papier et informatiques des documents pertinents en lien avec les projets, les partenaires et les bailleurs
• Tenue et mise à jour régulière des documents de capitalisation de l’unité (historique des projets, tableau de suivi des projets)
• Tenue et mise à jour des coordonnées des missions
• En lien avec le service Administration et Finance, tenue et mise à jour du dashboard sur les contrats de financement
• Répondre aux demandes de mapping du Mouvement Croix-Rouge et du Croissant Rouge

Gestion des aspects administratifs et logistiques des activités et des évènements du Département International

• Relecture des Conventions de Partenariat, mise en signature et suivi
• Organisation de briefing/débriefing des délégués Croix-Rouge de Belgique
• Gestion des aspects administratifs des appels d’offres gérés par l’unité (archivage des offres, réponse aux soumissionnaires, PV du comité de sélection, mise en paiement, etc.)
• En lien avec l’assistante administrative du département, appui à l’organisation des événements du Service Actions Internationales et/ou du Département au niveau logistique

Contribuer à la fluidité organisationnelle et à circulation d’informations au sein du SAI et entre le SAI et les autres services et départements de la Croix-Rouge de Belgique 

• En coordination avec le chargé de communication du département, participer aux activités d’information et de communication internes/externe (par exemple : fournir les informations nécessaires et participer à la rédaction des articles et explication pour les instruments de communication, tenue de stand à lors d’événements internes et/ou externes)
• Gestion de la boîte mail de l’unité
• Prise de note, rédaction de rapport, si nécessaire, lors de réunions
• En lien avec le Service Administration et Finance, faire le suivi des paiements et transferts de fonds