CFI, l’agence française de développement médias, filiale du groupe France Médias Monde (FMM), recrute en COD pour une durée de 18 mois, avec possibilité de prolongation de 12 mois (soit un maximum de 30 mois au total), un ou une Assistant·e de projet pour sa Direction Méditerranée-Asie.

Le projet de soutien aux médias et sociétés civiles palestiniennes et israéliennes sera lancé au début de l’année 2025 et visera principalement à soutenir les médias et journalistes palestiniens et israéliens indépendants. Le projet aura également pour but de faciliter la création d’espaces de collaboration et de dialogue et de soutenir la lutte contre la désinformation.

Mission essentielle : Contribuer à la bonne réalisation du projet concerné, en appui à la ou le responsable de projet et à l’équipe projet.

Activités principales :

Gestion administrative

• Préparation et suivi des contrats/engagements de dépenses dans leurs aspects administratifs, qu’ils soient ponctuels ou inscrits dans la durée, dans le respect des procédures et en lien avec la comptabilité :
  • Initiation des contrats/bons de commande/lettres de mission (gestion de la commande dans l’ERP, demandes d’avances, transmission des documents à la comptabilité…)
  • Suivi et clôture mensuelle dans l’ERP (réceptions en lien avec la ou le RP, suivi des factures et des liquidations de frais de mission, archivage, numérotation des documents)
  • Contribution au respect et à la bonne mise en œuvre de l’ensemble des procédures
• En lien avec les autres services, assurer le classement et archivage électronique de l’ensemble des documents liés au projet suivi (collecte des documents : listes de présence, transfert de propriété, numérotation des documents, etc.).

Gestion budgétaire et financière

• Suivi des règlements (lancer et/ou relancer les paiements, suivre les virements, WU…)
• Contribuer au bon suivi des caisses
• Contribuer aux audits externes intermédiaires ou finaux (archiver, fournir les pièces justificatives et réponses aux questions éventuelles) de premier et de second niveau.

Gestion logistique

• Organisation logistique des voyages (en sous-traitance ou gestion directe), des activités et des démarches en lien avec le projet en veillant au respect des procédures de sureté (élaboration des fiches de sécurité sous la supervision/coordination de la ou du responsable de projet et de l’équipe de direction)
• Achat de matériel y compris envoi (gestion valise diplomatique), livraison et collecte des « transferts de propriété »
• Préparation de différents types de documents (attestations, certificats de formation, lettres d’invitation, de mission…)
• Organisation de réunions, y compris aspects logistiques (salle, restauration…).

Transverse

• Contribution à la formation des personnes nouvellement arrivées sur les procédures administratives et financières qui relèvent du champ d’expertise : documents types, archivage, fiches sécurité/départ, SAGE …
• Contribution au travail de suivi/évaluation du projet (notamment par la collecte de documents alimentant le suivi-évaluation, ex. feuilles de présence…)
• Participation aux comités de suivi du projet
• Tout autre type d’appui lié à la nécessité de la mise en œuvre du projet
• Participation à la fluidité des relations avec les experts et expertes, prestataires, bénéficiaires, personnes participantes et le directeur de la sureté sous la supervision/coordination de la ou du responsable de projet et de l’équipe de direction
• Participation à la fluidité des relations avec les services en interne (Secrétariat Général, communication, direction générale, autre direction géographique)
• Participation aux chantiers transversaux, exercices de capitalisation ou contribution à l’organisation d’évènements à l’échelle de CFI.