Lieu
Paris 14èmeFonctions
Direction et administrationManagement & Administration
RH et Finances
Date de validité
13/01/2025Responsable administratif et financier
Le Samusocial International (SSI) a pour vocation de soutenir la mise en place et d’accompagner le développement de dispositifs de lutte contre l’exclusion sociale des personnes vivant en rue, ou en situation d’extrême précarité, dans les grandes villes du monde.
Sous la supervision et l’autorité de la Direction générale et du Conseil d’Administration du Samusocial International, le responsable administratif et financier contribue à la bonne gestion de l’association et des moyens et ressources qu’elle mobilise pour la réalisation de ses missions. Il contribue au respect des lois, règlementations nationales et internationales auxquelles est soumise l’association ainsi qu’à ses engagements contractuels. Il contribue également à la transparence et à la visibilité de l’utilisation des moyens et ressources qui lui sont confiées.
Ses Missions :
Assurer la comptabilité de l’association
- Réalisation de la saisie comptable (comptabilité générale et comptabilité analytique, tenue des journaux, contrôles comptables/analyse des comptes, lettrage, rapprochements bancaires, régularisations de fin d’année, application des normes comptables) de l’association
- Gestion, traitement et classement physique et électronique des factures et autres pièces comptables.
- Contrôle et intégration de la comptabilité du bureau Egypte et contrôle des pièces
- Préparation des paiements
- Réalisation des adaptations concourant à l’adéquation de l’architecture analytique et des procédures comptables aux besoins du SSI et aux obligations contractuelles avec les tiers.
- Mise à jour du manuel de procédures comptables et contribution à la mise à jour du manuel de procédures administratives et financières.
- Préparation de la documentation comptable nécessaire à la clôture des comptes par le cabinet d’expertise comptable. Idem pour les missions de vérification du commissaire aux comptes.
- Elaboration des comptes d’emploi ressources et autres tableaux comptables de clôture. Contrôles de concordance et des balances analytiques par programme.
- Réalisation des déclarations annuelles des comptes (JO, plateformes bailleurs de fonds…) et fournir les informations comptables demandées par les bailleurs de fonds
- Supervision du tableau de trésorerie prévisionnelle
- Réalisation de la comptabilité du Fond Xavier Emmanuelli et relations avec le Commissaire aux comptes
Participer à la préparation et à la gestion de budgets et projets
- Elaboration et suivi du budget annuel de l’association. Production des actualisations budgétaires pour la direction et le conseil d’administration
- Production de l’information comptable nécessaire à l’élaboration et au suivi des budgets par projets et à l‘élaboration des rapports financiers dus aux tiers externes.
- Participation à la constitution des dossiers administratifs pour les bailleurs de fonds
- Contrôle des budgets (emplois et ressources) par programmes et par projets
Coordonner les audits financiers des contrats de financement
- Préparation et coordination des processus de sélection des cabinets d’audit des contrats de financement
- Coordination et participation à la préparation des audits financiers demandés par les bailleurs de fonds
- Vérification et validation des rapports d’audit
Gérer les payes et formalités de gestion RH
- Préparation des variables mensuelles de payes pour le prestataire de gestion des payes.
- Vérification des bulletins émis avant paiement des salaires
- Réalisation des déclarations sociales et fiscales relatives aux salaires et gestion des relations avec les différents organismes sociaux
- Réalisation des adhésions/enregistrements des nouveaux salariés.
- Préparation des contrats de travail
- Participation à l’élaboration et mise en œuvre de la politique salariale de l’association
- Supervision du bon fonctionnement de l’outil de suivi des congés
- Veille et appui conseil à la direction sur l’évolution des normes et règles en matière sociale
- Gestion des tickets restaurant
Gérer les dons
- Enregistrement des dons reçus par l’association
- Contrôle des reçus fiscaux
- Suivi de l’évolution et de l’application des règles applicables à la gestion et la fiscalité des dons
Gérer les achats, prestataires, fournisseurs et locaux
- Superviser et appuyer l’élaboration des plans de passation de marché par projet et leur mise en œuvre
- Réaliser les remises en concurrence régulières des prestataires et fournisseurs liés aux services généraux
- Réalisation des achats de bureautique du siège
- Achat / validation des billets d’avion et autres prestations pour les missions à l’étranger et la venue de visiteurs en France
- Participation à l’organisation logistique des évènements de l’association (séminaires, réceptions, ventes aux enchères, manifestations diverses)
- Gestion des infrastructures (loyer bureau, maintenance, parc informatique, téléphone, internet, courrier)
- Gestion des fournisseurs, prestataires et contrats d’assurance (appels d’offres ou devis, préparation des contrats ou lettres de mission…)
- Gestion des déclarations fiscales
Contribuer au respect des normes de redevabilité applicables à l’association
- Veille et intégration des procédures des bailleurs de fonds en matière de redevabilité
- Suivi de la mise en œuvre, contribution à l’appropriation et à l’évolution des procédures de l’association en matière de lutte contre la fraude, la corruption, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
Fournir une assistance technique aux Samusociaux partenaires
- Contrôle des comptabilités annuelles des partenaires, notamment la cohérence entre la comptabilité analytique et générale et la cohérence avec les comptes annuels du Samusocial International notamment sur l’enregistrement des fonds dédiés
- Contrôle des comptabilités des partenaires dans le cadre des préparations d’audit et suivis budgétaires par projets
- Organisation et contrôle de la remontée des pièces des partenaires (factures, procédures de passation de marché, contrats…)
- Participation à la formation initiale et continue des directeurs et administrateurs sur le système comptable et sur leur rôle en termes de supervision et de gestion budgétaire
- Assistance technique aux directeurs et administrateurs des Samusociaux partenaires en termes de comptabilité, de procédures et de contrôle interne, incluant les cahiers de charges pour le choix et la configuration de logiciels de comptabilité
- Appui aux directeurs et administrateurs des Samusociaux partenaires pour la préparation des audits externes de leurs projets
- Appui aux Samusociaux dans les procédures de gestion des flux financiers avec des partenaires
- Appui à l’actualisation des manuels de procédures administratives et comptables nationaux et leur application
- Supervision et coordination des chantiers des partenaires pour la révision des manuels de procédures, la refonte des systèmes de gestion ou la réorganisation interne des services support, en lien avec les chargés de programmes référents
- Réalisation de missions d’appui conseil, de formation ou de contrôle chez les Samusociaux partenaires
- Proposition ou amélioration des outils et procédures contribuant au renforcement de la gestion par les partenaires
Participer à la gouvernance associative
- Préparation des documents comptables, budgétaires et financiers pour les instances de gouvernance du SSI (CA et AG) et préparation du rapport du trésorier
- Production de notes, documents et autres supports d’information nécessaires au bureau et au Conseil d’administration
- Participation, selon convocations, aux réunions du bureau et/ou du Conseil d’administration
Participer aux activités générales de l’association
- Participation aux différentes réunions internes de l’association et, à la demande, aux réunions avec les autres instances
- Contributions à l’amélioration des outils, et procédures de fonctionnement de l’association
- Organisation de l’archivage
- Contribution aux autres activités du siège, en fonction des urgences et priorités
Expériences / Formation
Diplôme de comptabilité et/ ou master management/contrôle de gestion
- Expérience préalable souhaitée de poste d’administration de mission ou équivalent au siège d’une association de solidarité internationale
- Bonne connaissance de la législation, comptabilité et fiscalité associative
- Bonne connaissance des procédures bailleurs
- Connaissance du logiciel de comptabilité Navision ou autres logiciels similaires
- Excellente maitrise d’Excel et autres applications courantes (Word, Power Point)
Anglais ou arabe indispensable, une autre langue étrangère (espagnol) appréciée
- Rigueur et sens de l’organisation,
- Capacité d’adaptation,
- Esprit d’équipe,
- Bon relationnel et capacité à transmettre, former, accompagner techniquement dans son domaine,
- Esprit d’initiative et de synthèse,
- Capacité à travailler avec des partenaires de cultures différentes,
- Mobilité, avec déplacements ponctuels à l’étranger
Salaire
- Le poste est à pourvoir à partir de février 2025
- Contrat à durée indéterminée (CDI) avec un statut cadre forfait 218 jours
- Tickets restaurant 9 € pris en charge à 60 % , prise en charge de la mutuelle à 60 %
- Salaire selon expérience
Comment postuler
- Vous vous reconnaissez dans ce profil et avez envie de nous rejoindre, alors n’hésitez pas à nous envoyer votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) indiquant vos prétentions salariales et accompagnée de références, à l’adresse mail suivante: recrutement@samu-social-international.com, en indiquant en objet : Resp admin fin
Le Samusocial International se réserve la possibilité de clore le recrutement avant la date d’échéance de l’annonce.