Références : DC-NDJA-00573 // AOI-TCHAD-2024-001

A.  Conditions générales

En soumettant une offre, le soumissionnaire accepte sans aucune restriction la totalité des conditions spécifiques et générales de ce processus d’achat comme étant la seule base de cette procédure de passation de marché, quelles que soient ses propres conditions, auxquelles il renonce par la présente.

Les soumissionnaires doivent examiner attentivement et respecter toutes les instructions, formulaires, clauses et spécifications mentionnés dans ce dossier d’Appel d’Offre International.

La soumission d’une offre ne contenant pas toutes les informations et documents demandés avant la date limite indiquée peut entraîner le refus de l’offre en question.

Aucune réserve concernant le dossier d’appel d’offre ne sera prise en compte. Toute réserve entraînera le refus immédiat de l’offre en question sans même qu’elle soit étudiée.

Objectif

L’objectif principal de ce cahier des charges est de définir les exigences et les spécifications pour l’installation d’une connexion internet utilisant la technologie VSAT (Very Small Aperture Terminal) et/ou BLR.

Procédure de participation et critères de sélection

Le dossier de participation est constitué des documents suivants :

• Le présent dossier / cahier des charges
• Une lettre de soumission mentionnant le nom du marché, la référence HI et la date de validité de l’offre technique & financière
• Une présentation du soumissionnaire : un formulaire de candidature (identification de votre entreprise)
• Une proposition technique (Expérience dans l’installation de connexions internet VSAT, Références clients vérifiables)
• La grille tarifaire à remplir par le candidat (une proposition financière compétitive)
• Conditions Générales d’Achat, Bonnes Pratiques Commercial et Déclaration d’Intégrité à retourner signées, datées et tamponnées avec l’offre.

Offre technique

Les offres techniques devront être présentées conformément aux dispositions ci-dessous :

• Une présentation générale des caractéristiques des équipements et licences (Equipements VSAT de qualité certifiée par un fabricant reconnu, Modem VSAT compatible avec les standards de transmission actuels) ;
• Les références techniques similaires (au moins 3) ;
• Les références des personnes chargées du dossier (qualification et expérience) ;
• La durée de vie des équipements ;
• L’origine des équipements ;
• Le Service Après-Vente (à détaillé);
• Un test performance.
• Un planning d’installation.
• La période de garantie.
• Disponibilité des articles.
• La puissance électrique des matériels pour chaque bureau HI
• Toute autre information technique jugée utile.

Services inclus

• Incoterms DDP – HI Tchad (jusqu’au différents locaux de HI) ;
• Installation professionnelle de l’antenne VSAT par des techniciens expérimentés ;
• Configuration et mise en service du système ;
• Test de performance pour s’assurer que les spécifications techniques sont respectées ;
• Service Après-Vente.

Offre financière

Les prix indiqués par le soumissionnaire devront être établis en TTC

Ils devront être fermes, non révisables et comprendre :

• Le devis détaillé de l’offre de base pour les fournitures et équipements ;
• Le coût annuel des services d’assistance et support (mise à jour, réparation) ;
• Le coût mensuel de l’abonnement Internet ;
• Les prix unitaires et totaux pour chaque matériel ;
• Les frais de livraison en DDP jusqu’au différents locaux de HI ;
• Tous frais nécessaires non explicitement cités (à détailler).

NB : Les prix devront comprendre tous les frais exposés, depuis l’expédition jusqu’à la l’installation des matériels (transport, assurance, transit départ et arrivée, déchargement, installation, maintenance et support).

Critères de sélection 

Les candidats seront examinés selon leur capacité administrative, financière et éthique. Cette partie concerne les informations contenues dans le formulaire de candidature et les documents à joindre. Chaque candidat peut également inclure tous les documents qu’il souhaite.

Les critères de sélection seront :

• Niveau d’expérience ;
• Viabilité financière ;
• Aptitude à s’adapter aux contraintes des activités de Handicap International ;
• Niveau et volume d’activité ;
• Référence de travail avec d’autres structures.

L’attribution du marché sera faite sur la base de l’offre présentant le meilleur compromis qualité/prix/délais en fonction des besoins définis ci-après.

Handicap International privilégiera les offres des fournisseurs s’étant engagés dans des démarches éthiques et écologiques.

Objet de la consultation

La consultation concerne l’accès internet pour les bureaux de Handicap International, aux adresses indiquées dans les lots

Lot 1 : Fourniture et l’installation d’une connexion internet via BLR avec backup en VSAT à N’Djamena

Lot 2 : Fourniture et l’installation d’une connexion internet via VSAT à Baga Sola

Lot 3 : Fourniture et l’installation d’une connexion internet via VSAT à Mao

Lot 4 : Fourniture et l’installation d’une connexion internet via VSAT à Doba

Lot 5 : Fourniture et l’installation d’une connexion internet via VSAT à Adré

Pour les coordonnées GPS des différents sites : se référer au tableau dans le Cahier des charges joint (page 5)

Situation existante

A ce jour :

• Le site de Ndjaména est équipé d’une connexion internet de 9 Mbp.
• Le site de Bagasola est équipé d’une connexion internet de 2 Mbp.
• Le site de Mao est équipé d’une connexion internet de 4 Mbp.
• Le site de Doba est équipé d’aucune connexion internet.
• Le site de Adré est équipé d’aucune connexion internes

Offres et détail technique attendus

• L’offre devra contenir une offre pour chaque lot : chaque lot consiste en la fourniture des matériels et services nécessaires à l’installation et au maintien en conditions opérationnelles de la connexion internet principale du site en question.

NB :

• La description des installations, les schémas de la distribution et tous les documents techniques doivent être fournis après les travaux et resteront la propriété de HI qui s’en servira pour les besoins futurs.
• Le fournisseur donnera la possibilité de faire une mise à jour de bande passante lorsque cela est nécessaire en se basant sur le prix du Mbps fourni dans la proposition financière ;
• La possibilité de consultation en temps réel des graphes de consommation de la bande passante ;
• L’offre de base doit comporter une proposition technique et financière en C-band dédié suivant les propositions techniques telles que mentionné ci-dessous les spécifications techniques.

Pour la description et spécifications/remarques, se référer au cahier des charges joint (page 6)

 Calendrier

Se référer au cahier des charges joint (page 7)

Toutes les heures indiquées sont à l’heure locale du Tchad.

Ce planning est susceptible d’être modifié librement par HI selon les contraintes rencontrées.

Questions et Clarifications

Si HI, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un candidat, ajoute ou clarifie des informations au dossier d’appel d’offres, ces informations seront envoyées par écrit ou courriel, et partagées en même temps avec tous les autres potentiels candidats.

Les candidats peuvent adresser leurs questions par écrit à l’adresse e-mail suivante et ce jusqu’au 08 janvier 2025 à 16h, en y indiquant la référence de publication ainsi que le titre de l’Appel d’Offres à l’adresse suivante : appel.offres@tchad.hi.org.

Tout candidat qui cherchera à organiser une réunion privée avec HI pendant la durée de l’Appel d’Offre International risquera d’être exclu de la procédure de cet AOI.

Toutes les réponses aux questions seront envoyées à tous les candidats inscrits sur la liste de retrait des dossiers le au plus tard le 10 janvier 2025 à 12h.

 Éligibilité

La participation à cet appel d’Offre International est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques ou morales disposant d’une succursale opérationnelle dans les régions de mise en œuvre des projets, enregistrées légalement et présentes sur le territoire du Tchad.

Cependant, afin de respecter les règles de certains des bailleurs qui financent les programmes de HI, les participants à l’appel d’Offre International devront clairement stipuler dans leur offre la nationalité de leur entreprise.

Par ailleurs, certains critères seront motifs d’exclusion de candidature.

Critères d’exclusion :

Les candidats ou soumissionnaires ne devront répondre à aucun des cas suivants :

• Être en état ou faire l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de redressement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature prévue dans les législations ou réglementations nationales.
• Faire l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle.
• Avoir commis une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur peut justifier.
• Ne pas avoir rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter.
• Avoir fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale préjudiciable aux intérêts financiers des Communautés.
• Suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financée par le budget communautaire, avoir été déclaré en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.

Les marchés ne sont pas attribués aux candidats ou aux soumissionnaires qui, pendant la procédure de passation de marchés :

• Se trouvent en situation de conflit d’intérêt ;
• Se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par l’organisation humanitaire pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

En participant à cet AOI, les soumissionnaires affirment qu’ils ne sont pas dans une ou plusieurs des situations mentionnées ci-dessus et consentent à faire parvenir à HI, dans les sept (7) jours calendaires suivant la réception de la requête de HI, tout document additionnel que HI jugera nécessaire pour assurer ses vérifications.

Instructions pour soumettre une offre

Dépôt des offres

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 27 janvier 2025 à 16h00 (heure de N’Djamena) :

• Par courriel à appel-offres@tchad.hi.org
• Objet du mail : DC-NDJA-00573/ Connexion Internet HI Tchad

Conditions de participation

La participation au marché est ouverte, à égalité de conditions, à toutes les personnes physiques et morales œuvrant dans les domaines ci-dessus cités et disposant des autorisations légales à exercer l’activité pour laquelle elles soumissionnent.

Les critères de sélection qui seront utilisés pour la sélection des fournisseurs sont les suivants :

• Être en bonne situation financière et détenir un compte bancaire au nom de l’entreprise ;
• Posséder l’expérience et les compétences lui permettant de donner suite au marché proposé ;
• Accepter le paiement par virement bancaire ou par chèque au nom de l’entreprise ;
• Respecter les normes standards demandées ;
• Disposer des ressources financières adéquates pour exécuter le contrat ;
• Faire preuve d’une performance passée satisfaisante ;
• Détenir les documents légaux et à jour pour exercer l’activité ;
• Disposer d’une adresse physique sur le territoire ;
• Respecter les règles et conditions générales de HI

Contenu des offres et documentation

Chaque offre présentée doit être conforme aux exigences prévues dans le dossier d’Appel d’Offre International.

Les entreprises concernées sont invitées à transmettre leur meilleure proposition technique et commerciale en respectant impérativement les obligations et le modèle de présentation tels qu’ils sont définis ci-après. Toute offre ne respectant pas les exigences ci-dessous sera rejetée.

Dossier administratif :

• Une lettre de soumission précisant l’intitulé exact du marché concerné et la référence HI ainsi que la date de la validité de l’offre (éliminatoire)**
• Un formulaire de candidature dûment renseigné, cacheté et signé par le représentant légal en précisant Nom & Prénom & Position (éliminatoire)*
• Une copie du registre de commerce et du crédit mobilier RCCM (éliminatoire)*
• Une copie du numéro identifiant fiscal NIF (éliminatoire)*
• Attestation fiscale et de la Caisse de sécurité sociale en cours de validité (éliminatoire)*.
• Le RIB de l’entreprise (obligatoire)**
• Une copie de la pièce d’identité ou du passeport du représentant légal de la société (éliminatoire)*
• Si le représentant légal n’est pas le signataire de l’offre et du contrat, une procuration officielle entre le mandant (représentant officiel) et le mandataire avec la copie de la carte d’identité des 2 parties (éliminatoire)*
• Conditions Générales d’Achats HI dûment renseignées, cachetées et signées par le représentant légal (obligatoire)**
• Bonnes Pratiques Commerciales dûment renseignées, cachetées et signées par le représentant légal (obligatoire)**
• Déclaration d’intégrité AFD, dûment renseignée, cachetée et signée par le représentant légal obligatoire) **

*En cas de non-présentation des documents éliminatoires demandés ci-dessus, l’offre technique et financière ne seront pas analysés et seront rejetées.

**En cas de non-présentation des documents obligatoires demandés ci-dessus, l’offre technique et financière seront analysées et ces documents seront requis au moment de la contractualisation

NB : Le nom du représentant légal de la société doit apparaitre sur au moins un document officiel d’enregistrement (hors RIB et documents officiels d’identité)

Dossier Technique :

Le soumissionnaire devra constituer un dossier technique faisant ressortir les éléments suivants :

• Présentation générale des caractéristiques des équipements et licences avec certification par un fabricant reconnu, et en spécifiant la durée de vie des matériels et systèmes, la puissance électrique des matériels, période de garantie
• Preuve des expériences d’au moins trois (03) marchés similaires :
• 3 attestations de bonne exécution :
• 3 preuves de contrats de marchés similaires : faire ressortir pour chaque contrat : intitulé et références du marché, parties contractantes, objet, et signature des parties
• 3 bons de commande de marchés similaires.
• Durée de vie des équipements.
• Origine des équipements.
• Service Après-Vente (détaillé).
• Test performance.
• Planning d’installation.
• Période de garantie.
• Disponibilité des articles.

Dossier Financier :

Les soumissionnaires pourront se référer au modèle de devis joint à ce document afin de formuler une offre conforme aux exigences de HI et en tenant compte des points mentionnés en page 4 de cahier des charges. Attention de noter que l’annexe 1 « Formulaire de Prix » comprend 3 onglets et l’offre financière devra reprendre les informations de ces 3 onglets.

L’offre financière devra préciser les points suivants :

• Validité de l’offre qui devra être mentionné dans la lettre de soumission. Le cas échéant, sans précision du fournisseur, la règle HI s’appliquera, soit à minima 120 jours.
• Modalités de paiement.
• Conditions de paiement.

Propositions en retard

Les propositions arrivant après la date & l’horaire limites ne seront pas acceptées ; elles ne seront pas ouvertes et seront rejetées.

Procédure d’appel d’Offre International

HI se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter toute proposition ou cotation à son entière discrétion et de poursuivre le dialogue compétitif pour toute réponse qu’il considère comme avantageuse. HI n’est pas tenu d’accepter les prix les plus bas ni aucune proposition. Aucune proposition ne pourra être modifiée une fois passée la date de clôture de l’Appel d’Offre International.

HI se réserve le droit d’établir une liste de fournisseurs présélectionnés. Des discussions plus poussées ainsi qu’un dialogue compétitif pourront ensuite être menés avec les fournisseurs présélectionnés.

Période de validité

Les fournisseurs s’engagent à soumettre une offre qui restera valide à minima pour une période de cent vingt jours (120) jours minimums à compter de la date limite de soumission.

Cependant, les prix et conditions définis dans le contrat signé avec le fournisseur sélectionné devront être valides pendant douze (12) mois après la signature du contrat.

Devise

Les offres devront être présentées en Franc CFA, avec les prix TTC.

Langue des offres et procédure

Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre échangés entre le soumissionnaire et HI doivent être rédigés en Français.

Les documents justificatifs et autres documents fournis par le soumissionnaire peuvent être rédigés dans une autre langue, pourvu qu’ils soient accompagnés d’une traduction exacte en Français. Toutefois, pour l’interprétation de l’offre, la version Française prévaudra.

Modification ou retrait des offres

Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre par une notification écrite avant la date limite de soumission des offres indiquée dans l’Article 3. Aucune offre ne pourra être modifiée, passé cette date. Les retraits seront fermes et définitifs et mettront fin à toute participation à la procédure d’Appel d’Offre International.

Coûts de préparation des offres

Aucun des frais engagés par le soumissionnaire pour préparer et soumettre son offre n’est remboursable. Tous ces coûts seront uniquement à sa charge.

Ouverture, évaluation des offres et critères de sélection

L’ouverture et l’évaluation des offres ont pour but de vérifier si celles-ci sont complètes et valides. Les offres seront sélectionnées selon les informations contenues dans le formulaire de candidature et les documents à joindre. Chaque soumissionnaire peut également inclure tous les documents qu’il souhaite.

Seules les candidatures qui satisferont au mieux aux critères administratifs de sélection décrits ci-dessus seront, après délibération de la commission, ensuite sélectionnées pour l’analyse technique et financière de leur offre. Toutes candidatures qui ne répondraient pas aux critères administratifs demandés et/ou qui n’auraient pas fournis les documents éliminatoires demandés seront rejetées et par conséquent ne seront pas analysées techniquement et financièrement.

L’évaluation des offres sera effectuée à N’Djamena par des comités d’évaluation composés de représentants d’Humanité & Inclusion en fonction des marchés.

HI se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter toute proposition ou cotation à son entière discrétion et de poursuivre le dialogue compétitif pour toute réponse qu’il considère comme avantageuse. HI n’est pas tenu d’accepter les prix les plus bas ni aucune proposition.

Les offres seront évaluées selon les critères énumérés ci-dessous :

• Offre Technique (35% de la note)

Se référer à la grille de notation (pages 15 et 16 du cahier des charges joints)

• Offre financière : (65% de la note)
  • Le prestataire doit faire apparaître les coûts détaillés
  • Le prestataire est invité à indiquer le pourcentage de remise qu’il souhaite appliquer et en fonction de quels critères ;
  • Le prestataire doit indiquer :
    • La période de validité de l’offre
    • Le délai de livraison
    • Les conditions et modalités de paiement

Dans un souci de transparence d’équité et d’égalité de traitement, le comité d’évaluation peut demander aux soumissionnaires, par écrit, d’apporter sous 48 heures des clarifications concernant leur offre, sans qu’ils puissent pour autant la modifier. Aucune de ces demandes de clarifications ne doit viser à corriger d’éventuelles erreurs initiales ou des manquements affectant la performance du contrat ou faussant la compétition.

Tout soumissionnaire qui tenterait d’influencer le comité d’évaluation dans le processus d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres, d’obtenir des informations sur l’avancement du processus ou d’influencer HI dans sa décision concernant l’attribution du contrat verrait son offre immédiatement rejetée. Aucune excuse ne sera acceptée pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être évaluées

Notification d’attribution et signature du contrat

Le contrat sera attribué à l’offre qui sera à la fois conforme administrativement, techniquement, et la plus avantageuse sur le plan économique, si l’on tient compte de la qualité des services offerts et du prix de l’offre.

Le soumissionnaire sélectionné sera informé par écrit que son offre a été acceptée (notification d’attribution). HI enverra au fournisseur sélectionné les documents contractuels signés en deux exemplaires originaux.

Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus en seront informés par email sous 10 jours à compter de la date d’attribution.

Dans les 2 jours calendaires suivant la réception du contrat, le fournisseur retenu devra le signer, le dater et le renvoyer à HI.  Le fournisseur sélectionné devra communiquer le numéro ainsi que les références exactes du compte en banque sur lequel les paiements seront versés. Si l’attributaire ne renvoie pas le contrat signé sous 2 jours calendaires, HI peut, après notification, considérer l’attribution comme nulle et non avenue.

Propriété des offres

HI détient la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de cette procédure d’Appel d’Offre International. Par conséquent, les offres ne seront pas renvoyées aux soumissionnaires (documents physiques et numériques).

Type de contrat et enregistrement

Le contrat qui sera conclu entre le fournisseur retenu et HI sera établi selon le contrat cadre standard d’HI.

Les conditions spécifiques proposées par le fournisseur retenu et explicitement acceptées par HI, par exemple à la suite de clarifications.

Le fournisseur, bénéficiaire de paiement, sera en charge de l’enregistrement du contrat.

Annulation de la procédure d’Appel d’Offre International

En cas d’annulation d’une procédure d’Appel d’Offre International les soumissionnaires en seront informés par HI.

Si la procédure d’AOI est annulée avant qu’aucune enveloppe extérieure n’ait été ouverte, les enveloppes scellées seront renvoyées, non ouvertes, aux soumissionnaires.

Une annulation peut se produire quand :

1. La procédure d’appel d’Offre International a été infructueuse, à savoir quand HI n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout ;
2. Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés ;
3. Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;
4. Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible ;
5. Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont empêché une concurrence loyale ;

HI ne pourra en aucun cas être passible de dommages et intérêts, de quelque nature qu’ils soient (en particulier les dommages et intérêts pour perte de profits en cas d’annulation de l’Appel d’Offre International), même si HI a été prévenu de la possibilité de dommages et intérêts.

La publication d’un avis d’Appel d’Offre International n’engage pas HI à mettre en application le programme ou le projet annoncé.