DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Nous intervenons dans 27 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

POSTE ET MISSION

Rattaché au responsable du département achats et logistique et au sein du service logistique terrain composé de deux référents, ce poste assure le support et l’encadrement des collaborateurs en charge des achats et de la logistique dans les pays d’intervention de La Chaîne de l’Espoir. Le référent logistique terrain contribue à accroitre l’efficacité des actions de l’association et accompagner la structuration des bureaux pays.

Le périmètre du référent logistique terrain comprend les missions suivantes :

1. Optimiser l’efficacité de la structure logistique sur le terrain
2. Encadrer la gestion des achats sur le terrain
3. Appuyer et encadrer les équipes achats et logistique sur le terrain, et renforcer leurs compétences.
4. Contribuer à la structuration de La Chaîne de l’Espoir et la représenter auprès des partenaires et fournisseurs dans son domaine d’expertise.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Optimiser l’efficacité de la structure logistique sur le terrain :

• Proposer et mettre en œuvre une stratégie logistique par pays, assurer son suivi et sa mise à jour en fonction des évolutions (contexte, nouveaux projets, mouvement RH).
• Suivre et contribuer à la bonne application des procédures logistiques de l’association (stock, équipements, GPV, sécurité).
• Veiller à la remontée régulière du reporting logistique terrain et contrôler son contenu.
• Piloter et accompagner la structuration logistique des bureaux pays (organisation, gestion des bâtiments, sécurité…). Contribuer aux ouvertures et fermetures de bureaux- pays.
• Superviser la bonne gestion des stocks médicaux (en lien avec la responsable des achats médicaux)
• Mettre en place les schémas logistiques adaptés aux différents types d’intervention (constructions hospitalières, missions de chirurgie, programmes sur financement institutionnels etc.)
• Contribuer à la rédaction et à la mise en œuvre des Plans de Mise en Conformité en collaboration avec le Responsable du Contrôle Interne.
• Produire et suivre les indicateurs de performance logistiques par pays (volumes d’achats, parc et équipements pays, suivi des contrats etc.) et produire les éléments d’analyse nécessaires au suivi des missions.
• Appuyer les équipes sur la partie locale de la supply chain (dédouanement et réception, gestion de transit)
• Superviser la sécurité des moyens, en lien avec le référent sécurité de l’association.
• Valider les documents logistiques demandés par les bailleurs de fonds.
• Contribuer à l’écriture des projets du département programme (dimensionnement, budget, stratégie logistique).
• Effectuer des contrôles réguliers sur tout le périmètre logistique, en lien avec le Responsable du Contrôle Interne et les services concernés (finance, achats médicaux, sécurité) et notamment : la gestion du carburant, des stocks, des équipements etc.

Encadrer la gestion des achats sur le terrain :

• Suivre et contribuer à la bonne application des procédures achats de La Chaîne de l’Espoir et/ou des bailleurs de fonds.
• Piloter et valider les tableaux de passation de marchés et les chronogrammes d’achats.
• Guider, organiser et valider l’approvisionnement local (selon les seuils d’autonomie définis).
• Optimiser la gestion des achats récurrents.
• Préparer avec les équipes terrains les audits et valider la conformité des documents proposés
• Organiser et contrôler la remontée trimestrielle des dossiers d’achat pour archive et mettre en place des contrôles aléatoires avec le Responsable du Contrôle Interne.

Appuyer et encadrer les équipes achats et logistique sur le terrain, et renforcer leurs compétences :

• Encadrer (en lien fonctionnel) les chargés d’achats et logistique sur le terrain :

Mise en place de plans d’action achats et logistique, points d’avancements réguliers, support quotidien.

• Participer aux recrutements des RH achats et logistique sur le terrain.
• Créer des documents, procédures et formations pour la montée en compétence des équipes.
• Faire des missions terrain régulières de soutien, audit ou appui-formation.
• Fournir un appui technique aux équipes terrains, avec les différentes expertises du département (transport, achats médicaux, IT etc.).
• Assurer le briefing et debriefing des nouveaux collaborateurs sur son domaine d’expertise.

 Contribuer à la structuration de La Chaîne de l’Espoir et la représenter auprès des partenaires et fournisseurs dans son domaine d’expertise :

• Contribuer aux chantiers de fonds pour l’amélioration continue de la logistique et des achats terrains de La Chaîne de l’Espoir (création d’outils, de procédure, de base documentaire, d’analyse régionale etc.).
• Représenter La Chaîne de l’Espoir dans les contacts opérationnels (fournisseurs, autres ONG, plateformes de coopération.)