Généralités :

Entité : Douleurs Sans Frontières (DSF)

Objet : Audit du Projet : « Renforcement de l’accès universel aux soins de santé de qualité des patients atteints de maladies chroniques, Phase 2 »

Période à auditer : 01/11/2023– 31/10/2026

Date limite de dépôts des offres : 30 juin 2024

Date estimée de démarrage :  15 mars 2024

Lieux de l’audit :  Paris au siège de DSF ou à distance.

Table des matières

1. Avant-propos. 3
2. Description du projet 3

III.   Objectif de l’audit 7

1. Organisation de l’audit 7

IV1. Méthodologie et approche de l’audit 7

IV2. Lieu d’Intervention. 8

1. Déroulement et Etendue de l’audit 8

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur. 8

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier 8

1. Rapports à fournir 9

VII. Documents de référence. 9

VIII. Proposition technique et financière. 9

1. Traitements des applications. 10

IX.1 Evaluation de l’offre. 10

IX.2 Budget 11

1. Envoi des offres. 11
2. Annexes. 11

XI.1 Budget du Projet 11

XI.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’AFD.. 11

XI.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social 18

 

 

I.            Avant-propos

Douleurs sans Frontières (ci-après « DSF ») est expert dans la prise en charge de la douleur, le suivi des patients en fin de vie et travaille auprès de populations les plus vulnérables depuis plus de 25 ans. DSF a développé une approche transversale et holistique des patients qui privilégie l’éthique et la qualité des soins par l’accueil, la bienveillance, la pluridisciplinarité, la communication avec le patient et ses proches ou encore la coordination entre les services pour un parcours de soins plus adapté.

DSF est présent au Mozambique depuis 1996 et au Cambodge depuis 2009. DSF travaille avec succès en partenariat avec les institutions gouvernementales et les acteurs de la société civile pour la reconnaissance et le développement de la prise en charge de la douleur (PECD) et des soins palliatifs (SP). Au vu des activités qui ont été mises en œuvre et étant donné les besoins grandissant au sein de la population en matière de PECD et de SP, ce projet a été conçu pour consolider les activités dans les zones dans lesquelles DSF travaille déjà, pour renforcer les capacités du personnel de santé local, créer un système de prise en charge des patients efficace et pour les plus indigents mais également sensibiliser aux maladies chroniques qui touchent particulièrement les populations de ces deux pays (VIH/Sida, Cancer).

DSF déploie un service de santé à domicile, là où les besoins sont les plus forts, que ce soit pour permettre aux populations isolées pour des raisons géographiques, économiques ou physiques, d’accéder à des soins adaptés à leur pathologie et en fonction du degré d’avancement de leur maladie. Grâce au développement d’un réseau de soins qui répond aux besoins des patients et propose un accompagnement pour la fin de vie, DSF au Mozambique et au Cambodge, participent au renforcement de l’accès à la santé et à sa qualité.

II.          Description du projet

Le présent projet, renforcement de l’accès universel aux soins de santé de qualité des patients atteints de maladies chroniques, correspond à la phase 2 de financement AFD multipays Cambodge-Mozambique. Lors de la phase 1 (2020-2023), les actions de DSF étaient tournées vers la reconnaissance et de développement de la PECD et des SP dans les systèmes nationaux de santé (SNS) de ces pays. Pour autant, il a été constaté que les institutions publiques et les acteurs de santé de ces deux pays ont rencontré des difficultés pour répondre aux besoins de santé des populations et à leur fournir une offre de soin de qualité.

Cette deuxième phase de projet a pour objectif de poursuivre le renforcement et la consolidation des actions menées lors de la première phase. Cela sera réalisé par la reconnaissance et le développement de la PECD et des SP dans les SNS des pays d’intervention, afin qu’un nombre plus important de patients puisse bénéficier d’une prise en charge médicale et psychosociale adaptée en partenariat avec les institutions gouvernementales et les acteurs de la société civile. Cela s’effectuera à travers le renforcement des capacités des partenaires institutionnels et de la société civile, le développement de l’accès aux soins et l’amélioration de la prise en charge des patients. Seront alors fournis des soins de santé adaptés aux besoins des patients souffrants et/ou en phase terminale de leur maladie dans les hôpitaux et à domicile. Le programme se développe sur 3 phases, avec des objectifs précis visant progressivement à pérenniser la PECD et les SP dans les stratégies nationales de santé adaptés aux contextes spécifiques des pays d’intervention, grâce à l’autonomisation et appropriation des services par les partenaires locaux (SNS et société civile) et une mise à l’échelle nationale.

De plus, DSF souhaite renforcer une capitalisation multi pays, en partie basée sur l’analyse de la phase 1, afin de lui permettre de transmettre les outils techniques aux partenaires et d’harmoniser son savoir-faire au sein de DSF.

L’évaluation finale de la première phase du projet (2020-2023) a souligné le succès de la première phase malgré les difficultés rencontrées du fait de la pandémie de la Covid-19.

Les recommandations de l’évaluateur ont porté sur l’importance : (a) de renforcer la coordination entre les missions des deux pays de mise en oeuvre et donc de capitaliser les apprentissages de chaque mission, (b) de developer des guides et protocoles spécifiques à chaque mission dans les domaines où ce n’est pas encore le cas. L’évaluateur a aussi émis des recommandations pour chaque mission. Pour le Mozambique, ces recommandations ont porté sur (c) le développement de la participation aux exercices de planification annuel au niveau provincial et des districts, (d) du renforcement du soutien aux associations locales dans la mise en œuvre des activités génératrices de revenus, (e) d’assurer la participation régulière de DSF aux groupes de travail du Ministère de la Santé et (f) de créer et renforcer les unités de PECD et de SP. Pour le Cambodge, ces recommandations ont porté sur (g) de cultiver le partenariat avec le Ministère de la Santé et (h) de consolider le partenariat avec l’Organisation Mondiale de la Santé et avec les associations locales (Annexe X.5).

Le tableau décrit le projet financé par l’Agence Française de Développement (ci-après « AFD ») :

Durée	36 mois
Budget total contractuel	1 776 000 € dont 900 000 € par AFD
Lieux	Ø  Cambodge : Provinces de Phnom Penh, Kandal, Kampong Cham, Prey Veng, Kampong Speu, Kampong Chhnang, Pursat, Battambang, Takeo, Tboung Khmum, Sihanoukvill et Kampot ; Ø  Mozambique : Province de Maputo : Districts de Magude, Manhiça et Xinavane, ville de Maputo, Province de Sofala : ville de Beira et Province de Gaza : district de Limpopo.
Objectifs de l’action	Objectif Global : Renforcer l’accès universel à des soins de santé de qualité pour les patients atteints de maladies chroniques au Cambodge et au Mozambique.   Objectifs Spécifiques : Objectif Spécifique 1 : Renforcer la prise en charge intégrée des soins à domicile pour une meilleure qualité de vie des patients ; Objectif Spécifique 2 : Contribuer au développement d’un réseau de services spécialisés Douleur et Soins Palliatifs pour améliorer l’accès à une offre de services de qualité aux usagers du système de santé ; Objectif Spécifique 3 : Promouvoir l’accès à la prise en charge de la douleur et des soins palliatifs au niveau national.
Bénéficiaires directs	Les bénéficiaires directs du projet sont les patients atteints de maladies chroniques et/ou en fin de vie et leurs aidants familiaux, les individus et familles sensibilisés à la prise en charge de la douleur, aux soins palliatifs et aux thèmes transversaux, les femmes sensibilisées aux cancers féminins, les professionnels de santé, les étudiants et les partenaires locaux/agents communautaires sensibilisés et formés.
Bénéficiaires indirects	Les bénéficiaires indirects du projet sont les acteurs de la vie économique au Mozambique et au Cambodge.
Résultats attendus	R.1.1 :  Les capacités des organisations de la société civile (OSC) et acteurs communautaires en matière de services de santé intégrés sont renforcées ; R.1.2 : La prise en charge des patients et de leurs aidants est améliorée grâce à la mise en place de groupe de soutien, d’appui psychologique et psychosocial et d’aide économique ; R 2.1 : Le réseau de services spécialisés douleur/soins palliatifs (SP) s’élargit et se renforce ; R 2.2 : La continuité des soins entre les structures sanitaires et le domicile du patient est assurée.   R.3.1 : Les communautés ciblées, les étudiants et les professionnels de santé sont sensibilisés à l’importance de la prise en charge de la douleur (PECD) et des SP ; R.3.2 : Les femmes des zones ciblées ont accès à des informations sur les cancers féminins et sont orientées vers les services de prise en charge ; R.3.3 : Les partenaires institutionnels reconnaissent l’importance de l’intégration de la PECD et des SP pour les patients atteints de maladies chroniques dans le système national de santé et de l’accès aux opioïdes pour assurer la qualité de ces services.
Activités principales	A.1.1 : – Renforcement des capacités organisationnelles et techniques des OSC et des réseaux communautaires partenaires pour intégrer la PECD, l’approche palliative et l’appui psychologique et psychosocial dans leurs pratiques ; – Mise en œuvre des Soins à Domicile Intégrés (SDI) pour la prise en charge des patients et leurs familles.         A.1.2 : – Création et renforcement de groupes de soutien accessibles aux patients et à leurs familles (aidants familiaux, Mères pour Mères); – Appui à la gestion de groupes de crédit rotatif et/ou à la mise en place et au renforcement d’Activité Génératrice de Revenus par les Organisations Communautaires de Base et/ou groupes de soutien. Activité spécifique du Mozambique ; – Soutien psychologique et psychosocial des patients et de leurs familles, au domicile, au bureau de DSF, dans les hôpitaux et dans les structures d’accueil.   A.2.1 : – Renforcement des capacités techniques et organisationnelles des structures de santé partenaires pour mettre en place des services spécialisés en PECD et SP ; – Mise en place de services spécialisés de PECD et SP à la consultation dans les hôpitaux, et dans les locaux de DSF ; – Formations de formateurs (Système National de Santé et DSF) en PECD et SP ; -Mise en place d’un pôle télémédecine de DSF pour la consultation et le suivi des patients à distance.   A.2.2 : – Visites médicales pour les cas complexes (graves et alités) et visites de soutien technique aux agents communautaires et partenaires locaux en province ; – Identification et orientation des patients dans le cadre du système de référencement et contre-référencement avec les partenaires de santé du projet ; – Organisation de supervisions techniques des activités du projet et de réunions de coordination entre les intervenants du réseau des SDI et des unités de santé.   A.3.1 : – Organisation d’évènements communautaires et publics de sensibilisation axés sur la prévention des maladies chroniques dont le VIH/SIDA et diffusion de messages de sensibilisation et des services offerts par le projet via des médias de masse ; – Mise en place de sessions d’information et d’éducation par les Bureaux d’Information et d’Appui Psychosocial. Activité spécifique du Mozambique ; – Sensibilisation des professionnels de santé et des étudiants en médecine, pharmacie, psychologie et école d’infirmiers à la PECD, aux SP et aux thèmes transversaux.   A.3.2 : – Information, sensibilisation et référencement sur les cancers féminins lors des consultations pour les filles et femmes bénéficiaires du projet ; – Sessions de sensibilisation communautaires sur les cancers féminins.   A.3.3 : – Partage d’expérience, conception, capitalisation et mutualisation multipays des documents techniques créés par le projet ; – Mise en place de stratégies et d’action de plaidoyer auprès des autorités et des parties prenantes pour l’intégration de la PECD et des SP dans le système national de santé et de l’accès aux opioïdes ; – Validation avec les autorités de santé et parties prenantes de plans d’action nationaux pour l’intégration des SP dans le système national de santé. Indicateur 1 : 2 stratégies liées à la PECD et SP sont validées au niveau national.

III.        Objectif de l’audit

Le projet mis en œuvre par DSF, financé à hauteur de 51% par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées au sein du projet. La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par DSF pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet.

L’auditeur devra :

• Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe XI,
• S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,
• S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier
• Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)
• Certifier le rapport financier présenté à l’AFD

 

IV.        Organisation de l’audit

IV1. Méthodologie et approche de l’audit

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement au siège de Douleurs Sans Frontières, situé Hôpital Lariboisière 2 rue Ambroise Paré 75010 Paris ou en distanciel.

V.          Déroulement et Etendue de l’audit

L’audit se déroulera en deux temps.

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle doit permettre à l’OSC de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier

L’examen comprendra comme tâches principales de :

• S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD applicable au moment de l’audit, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés ;
• Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier ;
• Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

• Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement ;
• Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire ;
• Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet ;
• Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de DSF ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe XI. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI.        Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur rédigera, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrite dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet (31/10/2026). Le rapport d’audit devra être fourni dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (voir Annexe XI.2) et une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations doivent être annexée au rapport d’audit.

VII.      Documents de référence

• Convention de financement du projet entre DSF et l’AFD ;
• Le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD en vigueur à la date de signature de la Convention de financement ;
• Conventions entre DSF et chaque partenaire du projet ;
• Les rapports narratifs du projet ;
• Le rapport financier du projet au 31/10/2026 ;
• Le budget détaillé du projet ;
• Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications.

VIII.    Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à DSF :

 

Une proposition technique qui devra indiquer :

• La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit ;
• Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;
• Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
• Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en personnes/jours.

Une proposition financière qui devra indiquer :

• Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC ;
• Les modalités de paiement (échéancier).

Les informations concernant le profil du consultant :

• L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.
• Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.
• Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …).

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros  (cf. Annexe XI.3).

IX.        Traitements des applications

IX.1 Evaluation de l’offre

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

• Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
• Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :

Critères
OFFRE TECHNIQUE	60%
Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée	10%
Références et expériences du consultant	30%
Expériences d’audit de structures ONG	10%
Expériences d’audit de projets internationaux	10%
Expérience dans l’audit de financement public	10%
CV du ou des intervenants/partage des responsabilités	10%
Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme	10%
OFFRE FINANCIERE	40%
TOTAL	100%

 

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

 

Toute information concernant le projet « Renforcement de l’accès universel aux soins de santé de qualité des patients atteints de maladies chroniques, Phase 2 » et incluse dans les documents de l’offre ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Le cabinet accepte de ne divulguer ou publier aucune information relative à cette offre et sa négociation.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget

Le budget maximum pour l’audit est de 20 000 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain, incluses.

 

X.             Envoi des offres

Les offres, sont à envoyer, par mail, en langue française, avec en objet la référence : Audit du Projet : « Renforcement de l’accès universel aux soins de santé de qualité des patients atteints de maladies chroniques, Phase 2 », impérativement aux adresses suivantes : recrutement@douleurs.org avec demande d’accusé de réception.

Date limite d’envoi des candidatures : 30/06/2024

XI.        Annexes

XI.1 Budget du Projet

Voir en pièce jointe

 

XI.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’AFD

 

 

LISTE DE VERIFICATION AUDIT FINANCIER

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

 

Auditeur (nom/statut/adresse) : Certification/qualification :

OSC ou partenaire audité : Dates de l’audit :

N° convention AFD Montant audité : Tranches :

 

 

1.          QUESTIONS DE CONTRÔLE	Oui, le point a été vérifié	Rajouter un commentaire si le point n’a pas pu être vérifié
1.1.          Modalités du contrôle
Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet?
L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?
L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50% du montant total des dépenses du projet ?
Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?
Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ?

1.2.    Obligations contractuelles
Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?
Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ? Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?
Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?
1.3.     Analyse du plan de financement
Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ?  Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.
Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?
Le budget convenu contractuellement  a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire?   Si vous avez constaté une variation supérieure à 20% du total de chacune des rubriques budgétaires, a-t-elle  fait l’objet d’un avis de non objection de la part de l’AFD ?
Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés : – La rubrique  « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors coûts indirects et de structure) – Si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « Ressources Humaines », les coûts indirects sont plafonnés à 14% des coûts directs du projet – Si l’OSC a déclaré des coûts indirects à concurrence de 14% des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique «Frais de voyages et déplacement et de mission» n’inclue que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?
Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions  ont-ils été systématiquement signalés à l’AFD ?
1.4.     Vérification du système comptable
Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet  ?
Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable?
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?
1.5.     Contrôle des dépenses
Conformité à la législation applicable – Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ? – Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant : Les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention. La documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat). Les principes de transparence, de non discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?
Contrôle de l’éligibilité des dépenses – Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique ? – A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?
Dépenses de personnel – Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiés au titres des actions prévues dans la convention? – Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ? – Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ? – Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?
Voyage et hébergement – Les dépenses de déplacement, perdiem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une règlementation interne établie par l’OSC ? – Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ? – Les déplacements sont ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec l’AFD ? – Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifiés par l’OSC ou ses partenaires ?
Les dépenses d’équipement – Le matériel acheté a-t-il été prévu initialement dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de l’AFD par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 € pour les projets de terrain et d’intérêt général) ? – Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme aux règles de la comptabilité générale ? – Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?
Expertises externes – Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ? – Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention?
Taux de change – La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié? – Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ? – Le Bénéficiaire a-t-il spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ?

 

2.     LIVRABLES ATTENDUS	Oui, transmis à l’AFD	Non, pourquoi ?
Un rapport de vérification des dépenses, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.
Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérificiation des dépenses  et formulant les principales recommandations.

 

 

XI.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social

 

Intitulé de l’appel d’offres : ______________________________________________ (le « Marché« )

A : _________________________________________________________(le « Maître d’Ouvrage« )

 

1. Nous reconnaissons et acceptons que l’Agence Française de Développement (l' »AFD« ) ne finance les projets du Maître d’Ouvrage qu’à ses propres conditions qui sont déterminées par la Convention de financement qui la lie au Maître d’Ouvrage. En conséquence, il ne peut exister de lien de droit entre l’AFD et notre entreprise, notre groupement et nos sous-traitants. Le Maître d’Ouvrage conserve la responsabilité exclusive de la préparation et de la mise en œuvre du processus de passation de ses marchés et de leur exécution ultérieure.
2. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’un des cas suivants :

2.1) être en état ou avoir fait l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d’activité ou être dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature ;

2.2) avoir fait l’objet d’une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du Projet pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l’exécution d’un marché^[1];

2.3) figurer sur les Listes de Sanctions Financières adoptées par les Nations Unies, l’Union européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;

2.4) en matière professionnelle, avoir commis au cours des cinq dernières années une faute grave à l’occasion de la passation ou de l’exécution d’un marché ;

2.5) n’avoir pas rempli nos obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou nos obligations relatives au paiement de nos impôts selon les dispositions légales du pays où nous sommes établis ou celles du pays du Maître d’Ouvrage ;

2.6) avoir fait l’objet depuis moins de cinq ans d’une condamnation par un jugement ayant force de chose jugée pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou l’exécution d’un marché financé par l’AFD ;

2.7) être sous le coup d’une décision d’exclusion prononcée par la Banque mondiale, à compter du 30 mai 2012, et figurer à ce titre sur la liste publiée à l’adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr^[2];

2.8) s’être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre du processus de passation du Marché.

3. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’une des situations de conflit d’intérêt suivantes :

3.1) actionnaire contrôlant le Maître d’Ouvrage ou filiale contrôlée par le Maître d’Ouvrage, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction.

3.2) avoir des relations d’affaires ou familiales avec un membre des services du Maître d’Ouvrage impliqué dans le processus de sélection ou le contrôle du marché en résultant, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction ;

3.3) contrôler ou être contrôlé par un autre soumissionnaire, être placé sous le contrôle de la même entreprise qu’un autre soumissionnaire, recevoir d’un autre soumissionnaire ou attribuer à un autre soumissionnaire directement ou indirectement des subventions, avoir le même représentant légal qu’un autre soumissionnaire, entretenir directement ou indirectement des contacts avec un autre soumissionnaire nous permettant d’avoir et de donner accès aux informations contenues dans nos offres respectives, de les influencer, ou d’influencer les décisions du Maître d’Ouvrage ;

3.4) être engagé pour une mission de conseil qui, par sa nature, risque de s’avérer incompatible avec nos missions pour le compte du Maître d’Ouvrage ;

3.5) dans le cas d’une procédure ayant pour objet la passation d’un marché de travaux ou de fournitures :

1. avoir préparé nous-mêmes ou avoir été associés à un consultant qui a préparé des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre du processus de mise en concurrence considéré ;

• être nous-mêmes, ou l’une des firmes auxquelles nous sommes affiliées, recrutés, ou devant l’être, par le Maître d’Ouvrage pour effectuer la supervision ou le contrôle des travaux dans le cadre du Marché.

1. Si nous sommes un établissement public ou une entreprise publique, nous attestons que nous jouissons d’une autonomie juridique et financière et que nous sommes gérés selon les règles du droit commercial^[3].
2. Nous nous engageons à communiquer sans délai au Maître d’Ouvrage, qui en informera l’AFD, tout changement de situation au regard des points 2 à 4 qui précèdent.
3. Dans le cadre de la passation et de l’exécution du Marché :

6.1) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) destinée à tromper délibérément autrui, à lui dissimuler intentionnellement des éléments, à surprendre ou vicier son consentement ou à lui faire contourner des obligations légales ou réglementaires et/ou violer ses règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.2) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) contraire à nos obligations légales ou réglementaires et/ou nos règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.3) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à (i) toute personne détenant un mandat législatif, exécutif, administratif ou judiciaire au sein de l’Etat du Maître d’Ouvrage, qu’elle ait été nommée ou élue, à titre permanent ou non, qu’elle soit rémunérée ou non et quel que soit son niveau hiérarchique, (ii) toute autre personne qui exerce une fonction publique, y compris pour un organisme public ou une entreprise publique, ou qui fournit un service public, ou (iii) toute autre personne définie comme agent public dans l’Etat du Maître d’Ouvrage, un avantage indu de toute nature, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’il accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte dans l’exercice de ses fonctions officielles.

6.4) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à toute personne qui dirige une entité du secteur privé ou travaille pour une telle entité, en quelque qualité que se soit, un avantage indu de toute nature, pour elle-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

6.5) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas d’acte susceptible d’influencer le processus de passation du Marché au détriment du Maître d’Ouvrage et, notamment, aucune Pratique Anticoncurrentielle ayant pour objet ou pour effet d’empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, notamment en tendant à limiter l’accès au Marché ou le libre exercice de la concurrence par d’autres entreprises.

6.6) Nous-mêmes, ou l’un des membres de notre groupement, ou l’un des sous-traitants n’allons pas acquérir ou fournir de matériel et n’allons pas intervenir dans des secteurs sous Embargo des Nations Unies, de l’Union européenne ou de la France.

6.7) Nous nous engageons à respecter et à faire respecter par l’ensemble de nos sous-traitants les normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l’environnement, en cohérence avec les lois et règlements applicables au pays de réalisation du Marché. En outre, nous nous engageons également à mettre en œuvre les mesures d’atténuation des risques environnementaux et sociaux telles que définies dans le plan de gestion environnementale et sociale ou, le cas échéant, dans la notice d’impact environnemental et social fournie par le Maître d’Ouvrage.

1. Nous-mêmes, les membres de notre groupement et nos sous-traitants autorisons l’AFD à examiner les documents et pièces comptables relatifs à la passation et à l’exécution du Marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l’AFD.

 

Nom : ________________________________      En tant que : __________________

 

Signature :_______________________________

 

Dûment habilité à signer l’offre pour et au nom de^[4] ____________________________

 

En date du : ___________________________      jour de : _____________________

 

 

 

 

 

 

[1] Dans l’hypothèse d’une telle condamnation, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette condamnation n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[2] Dans l’hypothèse d’une telle décision d’exclusion, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette décision exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[3] Article à supprimer le cas échéant en cas de marché conclu avec une entreprise publique sans mise en concurrence.

[4] En cas de groupement, inscrire le nom du Groupement. La personne signant l’offre au nom du Soumissionnaire joindra à l’Offre le Pouvoir confié par le Soumissionnaire.