L’objectif de l’appel est de recruter un prestataire capable d’assurer la coordination événementielle et le déploiement logistique du 9^e Congrès mondial contre la peine de mort et du 5^e Congrès régional contre la peine de mort tel que décrit ci-dessous :

ECPM fédère les abolitionnistes à travers le monde pour gagner en efficacité et accélérer le mouvement en vue d’une abolition universelle de la peine capitale. En 2001, ECPM a créé et organisé le premier Congrès mondial contre la peine de mort à Strasbourg. Ce Congrès a été le déclencheur d’un mouvement international en faveur de l’abolition regroupant aussi bien la société civile que les politiques et les organisations internationales. Dans cette lignée, 7 autres éditions ont suivi (Montréal 2004, Paris 2007, Genève 2010, Madrid 2013, Oslo 2016, Bruxelles 2019, Berlin 2022).

Les Congrès mondiaux visent à renforcer le travail des acteurs locaux, initier et développer des stratégies communes en faveur de l’abolition, inciter les États à prendre des engagements concrets, sensibiliser et mobiliser les citoyens.

Ils regroupent en moyenne 1 000 à 1 500 participant.es en provenance d’une centaine de pays. Ils se déroulent sur 3 jours selon la structure type suivante : 2 cérémonies officielles (ouverture, clôture et happening final), un programme académique composé d’une dizaine de table-ronde, d’une dizaine d’ateliers et d’une dizaine de segments parallèles, complété de 2 soirées dédiées aux particpant.es d’une une soirée de réseautage (dite networking).

Le 9^e Congrès mondial contre la peine de mort (9CM) aura lieu en France, à Paris à la fin du premier semestre 2026. Il est organisé en partenariat avec le pays hôte (ministère des affaires étrangères français) et sous le parrainage du gouvernement suisse et de l’Union européenne.

Le Congrès de Paris sera précédé d’un Congrès à dimension régionale. Après la région MENA en 2012 (Maroc), Asie du Sud-Est en 2015 (Malaisie), Afrique subsaharienne en 2018 (Côte d’Ivoire) et le Moyen-Orient en 2023 (Jordanie), ECPM organise son 5e Congrès régional au Japon. Il ciblera la région de l’Asie de l’Est et rassemblera une variété d’acteurs régionaux pour identifier des stratégies pour l’abolition de la peine de mort dans la zone.

Les Congrès régionaux regroupent en moyenne 200 à 300 participant.es de la région ciblée.  Ils se déroulent sur 2 jours selon la structure type suivante : 2 cérémonies officielles (ouverture, clôture), un programme académique composé d’une dizaine de table-ronde et d’ateliers, enrichi d’éléments culturels dans les lieux du Congrès.

Le 5^e Congrès régional aura lieu au Japon (5CR), à Tokyo début novembre 2025. Il est organisé en partenariat avec Center for Prisoners Rights (CPR), une association japonaise.

Les deux Congrès, bien qu’ayant des objectifs distincts, poursuivent des logiques et contraintes similaires en terme de coordination et déclinaison événementielle.

 

Nous encourageons les prestataires souhaitant répondre à cet appel d’offre à consulter le site web d’ECPM

https://www.ecpm.org/nos-actions/les-congres-pour-labolition/

Où ils trouveront une information exhaustive sur ces deux événementiels.

A titre indicatif et non contractuel, le volume budgétaire est estimée à 60 000 EUR TTC sur une période prévisionnelle allant de février 2025 à décembre 2026[1]. Ces estimations n’engagent en aucune manière ECPM.

 

Présentation d’ECPM

Association de loi 1901 basée à Paris, en France, ECPM milite depuis 2000 pour l’abolition universelle de la peine capitale grâce à des activités de plaidoyer, à des actions militantes de sensibilisation et en fédérant les forces abolitionnistes internationales.

FÉDÉRER LES ABOLITIONNISTES DU MONDE ENTIER

ECPM est le fondateur et l’organisateur des Congrès mondiaux contre la peine de mort. Ces événements réunissent plus de 1 300 personnes représentant le mouvement abolitionniste mondial. Ministres, parlementaires, diplomates, militant·es, organisations de la société civile, chercheur·es et journalistes se réunissent ainsi tous les 3 ans pour renforcer leurs liens et élaborer les stratégies à venir. ECPM organise également des Congrès régionaux contre la peine de mort, afin de renforcer le dialogue sur la peine de mort dans des régions clés. ECPM a initié la création de la Coalition mondiale contre la peine de mort en 2002, qui regroupe aujourd’hui plus de 170 membres – ONG, barreaux, collectivités locales, syndicats – à travers le monde.

RENFORCER LES CAPACITÉS DES ACTEURS LOCAUX ET AGIR AVEC EUX

ECPM lutte contre l’isolement des militant·es partout où la peine de mort subsiste, en soutenant la formation de coalitions nationales et régionales contre la peine de mort ainsi que la création de réseaux parlementaires et d’avocats abolitionnistes. ECPM soutient ses partenaires et les acteurs locaux à travers du renforcement de capacités, la facilitation d’échanges de bonnes pratiques, le partage mutuel d’expertise et la mise en réseau en vue d’améliorer l’efficacité et la durabilité du mouvement abolitionniste et l’impact du plaidoyer.

 PLAIDER EN FAVEUR DE L’ABOLITION

ECPM mène des actions de plaidoyer en faveur de l’abolition de la peine de mort, en adoptant des approches ciblées et adaptées aux contextes, et en engageant un dialogue avec les acteurs politiques pertinents aux niveaux national, régional et international. ECPM produit et publie des ressources contribuant à accroître la transparence et la connaissance sur la peine de mort en documentant les réalités de son application – des rapports de missions d’enquête, des études thématiques, des brochures pays sur la peine de mort en droit et en pratique, ainsi que des guides pratiques. ECPM encourage les Etats à respecter et renforcer leurs engagements internationaux en portant un plaidoyer au sein des instances de l’ONU (Genève, New York) et des forums intergouvernementaux et régionaux.

 ÉDUQUER AUX DROITS HUMAINS ET À L’ABOLITION

ECPM mène un vaste projet éducatif sur les droits humains et l’abolition de la peine de mort, promouvant l’engagement abolitionniste et citoyen des jeunes. L’organisation organise des interventions dans les collèges et les lycées avec la participation de spécialistes et de témoins de la peine de mort. ECPM est co-fondateur du Réseau international d’éducation à l’abolition, un groupement informel d’associations qui promeut l’échange de bonnes pratiques et le développement d’outils pédagogiques coopératifs sur l’abolition de la peine de mort. Le réseau est l’organisateur du concours international d’affiches « Dessine-moi l’abolition », destiné à susciter l’intérêt des jeunes générations pour l’abolition universelle en faisant appel à leur créativité. ECPM sensibilise le public à la peine de mort en organisant des événements à des dates clés du calendrier abolitionniste et des droits humains – la Journée mondiale contre la peine de mort, la Journée internationale des droits humains, la Journée mondiale des droits des femmes, la Marche des fiertés, …

Le plan d’action de l’association s’articule autour de ces quatre axes clés.

 

1. Dispositif

La participation à l’appel à contribution est ouverte, à égalité de traitement, à toutes les entreprises/individus.

ECPM gère l’appel à contributions et contractualise directement avec le(s) prestataire(s).

 

2. Description de la prestation attendue                                                                        

COORDINATION EVENEMENTIELLE :

Proposer des innovations directement applicables par ECPM pour optimiser et faire évoluer les concepts des deux événements (9CM/5CR)

Une fois les concepts généraux établis, apporter une expertise pour la construction des trois plans d’actions nécessaire au déploiement des événements – communication, logistique, programme académique – et pour la définition des besoins en ressources humaines nécessaire à leur déploiement.

Participer régulièrement aux cellules de coordination mises en place pour les événements.

ORGANISATION LOGISTIQUE GENERALE :

Coordonner l’organisation logistique générale des événements en adéquation avec les objectifs de l’association et mettre en place les outils de suivi nécessaire

Assurer les relations avec les divers prestataires techniques et logistiques (sourcing / appels d’offres, devis, commandes, facturation)

Assurer la régie événementielle en vue du déploiement opérationnel de l’ensemble des prestations (protocole, transport, hébergement, accueil, sécurité, signalétique, audiovisuel, décors /expositions, catering, régie artistique…), dans les phases de montage, exploitation et démontage.

ORGANISATION DE SEGMENTS SPECIFIQUES :

Mettre en œuvre directement certains segments spécifiques du Congrès mondial. Sont envisagés à ce stade[1] des segments relevant directement de la logistique interne avec moindre enjeu partenarial ou protocolaire : la cérémonie de clôture et son happening final, la soirée networking. Dans ce cadre, le prestataire fait des propositions de format et d’innovation et assure la déclinaison opérationnelle des deux segments. Le prestataire gère les partenariats nécessaires et est garant de leur mise en place opérationnelle.

Apporter conseil et expertise pour la définition et la déclinaison de segments spécifiques des Congrès. Sont envisagés à ce stade : le programme académique, la cérémonie solennelle d’ouverture, la deuxième soirée du Congrès mondial. Dans ce cadre, le prestataire fait des propositions de format et d’innovation, assure des Brieffing avec les responsables de la mise en œuvre de ces segments, participe à certaines réunions de coordination, et entretien un dialogue pour appuyer à la mise en œuvre des innovations et recommandations. La coordination générale et l’organisation logistique de ces segments ne sont pas de sa responsabilité mais prise en charge par l’équipe d’ECPM.

 MODALITE DE TRAVAIL :

A titre indicatif, le temps de travail estimé par ECPM pour cette prestation équivaut à 13 mois en équivalent temps plein, répartis sur 23 mois de mission entre février 2025 et décembre  2026 (au plus tard).

A titre indicatif, il est attendu du/de la prestataire qu’il dédie 100% de son temps à sa mission sur 2 périodes : septembre-octobre 2025 pour le Congrès régional, Janvier-juin 2026 pour le Congrès mondial. En dehors de ces périodes, la mission confiée au.à le.la prestataire n’équivaudra pas à un temps plein.

Pour le Congrès régional, des déplacements au Japon en amont du congrès seront nécessaires pour le suivi et la mise en place de l’événementiel. Les modalités et la fréquence de ces déplacements seront définies avec l’équipe ECPM.

A la fin de sa mission, le prestataire remettra à ECPM un rapport d’une dizaine de pages (maximum) résumant son travail et proposant des recommandations opérationnelles pour les prochaines éditions. La validation du rapport par l’équipe ECPM clôturera la mission.

 

3. Critères de participation

A. Les prestataires candidats doivent avoir les qualifications minimales suivantes :                             

• Expérience confirmée (> 10 ans) réussie et récente (< à 2 ans) dans la coordination générale de projets événementiels d’envergure internationale (> 1 000 participant.es de différents pays)
• Au moins une expérience réussie de coordination d’un événementiel (> 200 participant.es) à l’étranger dans un pays non francophone.
• Connaissance pointue en régie logistique et maîtrise des moyens de communication événementielle et digitale ;
• Capacité à travailler avec de nombreux prestataires externes
• Expérience de travail significative (> 5 ans) avec et pour le milieu associatif français
• Excellente maitrise de l’anglais et du français. Des notions de Japonais seraient un plus.
• La connaissance du milieu associatif lié aux droits de l’homme ainsi que la connaissance du milieu institutionnel français et parisien sont un atout
• La connaissance des relations diplomatiques nationales et internationales font partie des qualifications requises ;
• La connaissance de la thématique de la peine de mort et de ses spécificités nationales et internationales seront prises en compte ;

Les prestataires sont invités à établir une proposition de services comportant les points suivants:

 B. Les devis doivent inclure, au minimum, les renseignements suivants:

Devis global maximum pour la prestation recherchée spécifiant les honoraires des autres coûts nécessaires à la mission le cas échéant.

Budget unitaire (en mois) et temps de travail effectif minimal estimé selon les périodes.

Les déplacements au Japon seront pris en charge (transport/per diem) par l’association selon la politique en vigueur à ECPM. Ces coûts ne doivent pas apparaitre dans le devis.

C. Une présentation d’ensemble des services proposés avec des renseignements sur les points suivants :

• Curriculum vitae détaillée
• Lettre de motivation (en format double A 4) précisant la méthodologie qui sera mise en place.
• Politique de facturation et règlement (moyens de paiement et délais)
• Des références.

4.Calendrier

Semaine du 6 janvier 2025	Diffusion de l’appel à contributions
Lundi 20 janvier 2025	Date limite pour poser des questions
Mercredi 29 janvier	Date limite de réception des offres
30 janvier 2025	Analyse des offres
31 janvier 2025	Sélection du/des prestataire(s) et contractualisation
Février 2025	Démarrage de la mission

 

5.Critères d’attribution

Critères
OFFRE TECHNIQUE	60 %
Lettre de motivation/Présentation de la méthodologie utilisée	15 %
Références et expériences du consultant	30 %
Expérience dans la coordination projets événementiels	15 %
Expérience en régie logistique et maîtrise des moyens de communication événementielle et digitale	10 %
Expérience avec et pour le milieu associatif français (y compris des mécanismes de financement)	5 %
CV du ou des intervenants	15 %
Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme	10 %
OFFRE FINANCIERE	30%
TOTAL	100%

 

À l’étape d’analyse des offres reçues, les entreprises/individus pourront être contactés par le comité de sélection d’ECPM afin d’éclaircir ou d’approfondir certains points de leurs propositions.

 

6.Modalités de soumission

Les propositions devront comporter les pièces suivantes :

– Une proposition de service incluant les devis (B) et renseignements demandés (C) mentionnés au point 3. « Critères de participation »

– 3 références sur des prestations similaires

– la déclaration d’intégrité jointe, remplie et signée par l’individu/l’entreprise

Les éléments suivants devront être joints :

– Une présentation de l’entreprise (dénomination sociale, siège social, coordonnées téléphoniques et électroniques, Kbis, agrément et labels éventuels), le nom des personnes affectées à la mission.

– Des attestations de régularité fiscale et de vigilance de moins de 6 mois.

– la politique de confidentialité appliquée par l’entreprise avec un traitement des données à caractère personnel conforme aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD)

7.Comment postuler

Les propositions devront être envoyées avant le mercredi 29 janvier 2025 à Midi (CET) aux adresses suivantes : AO@ecpm.org et recrutement@ecpm.org (Objet de l’email : Offre AO Coordination Evènementielle [nom de l’entité]). Les offres remises sous format papier seront déclarées irrégulières et ne seront pas analysées.

Pour obtenir les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir, avant le lundi 20 janvier 2025 à Midi (CET), une demande écrite à l’adresse AO@ecpm.org et recrutement@ecpm.org (Objet de l’email : Question AO Coordination Evènementielle). Aucune question ne pourra être posée par téléphone.

Tout dossier incomplet ou non conforme aux dispositions du présent appel peut entraîner l’irrecevabilité de l’offre.

Par la remise de son offre, le candidat s’engage à maintenir son offre pendant un délai de 120 jours, et, en cas d’attribution, à exécuter le marché dans les conditions financières et techniques de son offre.

Conformément aux directives des bailleurs d’ECPM relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, ECPM doit procéder au filtrage systématique de ses fournisseurs/prestataires sélectionnés dans le cadre d’un appel d’offres (personne morale et représentant.e légal.e de l’entité).

 

[1] A adapter selon le prestataire sélectionné.