INTRODUCTION

Contexte de la mission de consultance

Dans le cadre de son mandat régional, la Croix-Rouge française – PIROI mène un projet de gestion des risques de catastrophes et d’adaptation au changement climatique dans la zone sud-ouest de l’océan Indien visant à contribuer à l’amélioration des capacités des populations et des acteurs de la gestion des risques à se préparer et à répondre durablement aux risques naturels, sanitaires et aux effets prévisibles du changement climatique. Cela passe par le renforcement des mécanismes communs et la coordination des acteurs de la GRC, mais également par le développement d’outils de réponse adaptés aux urgences et aux territoires concernés. Les exercices de simulation sont l’un des moyens efficaces pour cela. Ils permettent non seulement d’assurer l’acquisition de réflexe, mais aussi de renforcer le travail collaboratif et donc d’améliorer la coordination globale des acteurs. Ce projet est mis en œuvre dans le cadre du programme régional de renforcement de la résilience et gestion de la réponse aux catastrophes, avec le soutien financier de l’Union Européenne (11 FED).

Ce projet s’articule autour des actions ci-dessous :

• Analyser le contexte de la région du sud-ouest de l’océan Indien ;
• Développer un catalogue d’exercices (étude de cas et exercice cadre) adaptés au contexte de la région du sud-ouest de l’océan indien et à destination des sociétés nationales de la région, partenaires de la PIROI.

Aperçu du projet

En raison de la fréquence et de l’intensité croissantes des aléas naturels et sanitaires touchant les pays de la région, il est essentiel de renforcer en permanence la préparation des acteurs de première ligne dans la réponse d’urgence. En tant qu’acteur régional dans la gestion de crise, et dans le cadre du renforcement des capacités des acteurs concernés, la PIROI soutient les sociétés nationales de la région dans l’organisation d’exercices de simulation, notamment à travers la rédaction de scénarios et leur animation.

Ainsi, dans l’optique d’optimiser du temps et afin de proposer un catalogue diversifié de scénarios aux croix-rouge et croissant-rouge de la zone, la PIROI sollicite cette consultation. L’objectif est de développer un catalogue d’exercices cadres (études de cas et exercices sur table) adaptés au contexte spécifique de la région sud-ouest de l’océan Indien, destiné aux mouvements Croix-Rouge Croissant-Rouge.

Objectifs la mission de consultance

La présente mission vise à :

• Faire une analyse des risques et des enjeux auxquels les SN sont confrontés ;
• Concevoir un catalogue d’exercice (10 études de cas et 10 exercices cadre) incluant des scénarios réalistes et adaptables pour les sociétés nationales.

Périmètre de la consultance

La consultance sera pilotée en lien avec la CRF-PIROI. Au besoin, les SN membres de la PIROI pourront être impliquées de manière ponctuelle, à savoir :

• Le Croissant-Rouge Comorien (CRCo) ;
• La Croix-Rouge de Madagascar (CRM) ;
• La Croix-Rouge de Maurice (CRMu) ;
• La Croix-Rouge des Seychelles (SRCS) ;
• La Croix-Rouge du Mozambique
• La Croix-Rouge de Tanzanie

Les livrables concerneront uniquement la CRF-PIROI et les SN membres. Ces documents seront à vocation interne. Ainsi, même si les interactions avec les autorités et partenaires ainsi que l’organisation nationale des réponses aux crises des différents pays concernés seront prises en compte, les livrables ne seront pas élaborés en collaboration avec les partenaires externes.

Langues :  Les livrables seront produits en français et en anglais

Description des résultats attendus

La consultance a pour objectif de développer un catalogue de 10 exercices de simulation et de 10 études de cas.

Ces exercices devront être réalistes, adaptables aux pays de la zone Océan Indien et spécifiques aux menaces naturelles prédominantes dans la région (cyclones, inondations, épidémies et aléas volcaniques en priorité).

Chaque scénario devra inclure des détails sur le contexte, les déclencheurs d’alerte, les actions attendues et les obstacles/menaces possibles.

Les exercices type “étude de cas” devront être accompagnés d’un dossier technique comprenant les éléments suivants :

• L’étude de cas avec ces éléments de documentation au format numérique (exemple : carte de la zone d’étude etc.) ;
• Une grille d’observation et d’analyse incluant les réactions / résultats attendus ;
• Une fiche pédagogique d’accompagnement destinée aux sociétés nationales pour animer et réaliser l’étude de cas en autonomie. Cette fiche doit décrire les modalités et les points d’attention pour réaliser l’exercice (préparation, animation, observation et débriefing) : résumé du scénario, liste des principaux objectifs visés et des attendus, matériel nécessaire etc..

Les exercices type “exercice sur table” devront être accompagnés d’un dossier technique comprenant les éléments suivants :

• Un programme d’exercice avec les différentes phases, sauts dans le temps etc
• Un chronogramme d’exercice détaillé pour l’animation qui reprend l’ensemble des inputs, des modalités d’animation de chaque message et des réactions attendues, tout cela en fonction des phases.
• Les pièces jointes associées au “input” pour rendre l’animation réaliste (communiqué de presse, bulletin météo, postes médiatiques…) ;
• Un annuaire d’exercice avec les rôles à animer ;
• Une grille d’observation et d’analyse de l’exercice incluant les actions / réactions attendues ;
• Une fiche pédagogique d’accompagnement destinée aux sociétés nationales pour animer et jouer l’exercice de simulation en autonomie. Cette fiche doit décrire les modalités et les points d’attention pour réaliser l’exercice (préparation, animation, observation et débriefing) : un résumé du scénario, une description des différentes phases, une liste des principaux objectifs visés, une liste des rôles clés pour jouer et animer ainsi qu’une liste du matériel nécessaire.

Intégration “d’inputs” spécifiques en lien avec des approches de protection de genre et d’inclusion (PGI) et environnementales dans les scénarios d’exercice.

Dans le cadre des exercices de gestion de crise destinés aux Sociétés Nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge de la zone Océan Indien, il est impératif d’intégrer des inputs spécifiques permettant d’éprouver la réponse des acteurs sur deux approches essentielles : la Protection, Genre et Inclusion (PGI) ainsi que l’approche environnementale. Les scénarios doivent ainsi inclure des éléments mettant en lumière les vulnérabilités spécifiques des populations affectées, notamment en matière de violences basées sur le genre, de protection des enfants et de risques de traite des êtres humains. Parallèlement, les exercices doivent intégrer des dimensions environnementales afin de sensibiliser les participants aux impacts écologiques des crises et aux pratiques de réponse durable. En confrontant les équipes à ces enjeux dans des situations simulées, ces exercices devront permettre de renforcer leur capacité à adopter des réponses inclusives, efficaces et respectueuses de l’environnement.

Les scénarios d’exercice devront être réalistes mais dans la mesure du possible applicables à tous les pays dans le périmètre de la consultance.

Enfin, il sera important d’intégrer des éléments d’adaptation culturelle

Les différences culturelles influencent la perception des risques, les modes de communication et les structures de décision, ce qui rend indispensable l’intégration de ces spécificités pour garantir un exercice réaliste.

Le contexte culturel et sociétal doit être intégré en tenant compte des structures de pouvoir locales et des croyances, notamment dans la gestion des victimes. Les scénarios doivent refléter des crises réalistes pour chaque territoire et être ajustés aux moyens locaux de gestion.

Enfin, les méthodes d’animation doivent être adaptées aux contraintes logistiques de chaque pays, en privilégiant par exemple des supports papier en cas de connexion internet limitée et en ajustant la complexité des exercices en fonction des compétences des équipes locales.

Phasage de la consultance

La consultance se fera en 4 temps :

• Phase n°1 – Analyse documentaire et cadrage ;
• Phase n°2 – Conception de 2 exercices “test” (1 étude de cas, 1 exercice sur table) ;
• Phase n°3 – Phase de test des SIMEX : Organisation des exercices “test”, évaluation, ajustement et validation ;
• Phase n°4 – Production du catalogue complet d’exercice, ajustement et validation finale.

La phase n°1 débutera en mai 2025 et comprendra le résultat suivant :

R1 : Analyse du contexte, des enjeux et des risques associés dans la zone.

Ce résultat débutera en mai et se déroulera sur 1 mois. A partir d’une analyse documentaire et des échanges avec la PIROI, ce résultat devra permettre d’avoir une vision d’ensemble sur le contexte, les risques, les enjeux auxquels les SN sont confrontées. Il sera possible de solliciter les SN de manière ponctuelle.

Livrable attendu :

• Une note de cadrage (4 pages maximum) pour l’élaboration du catalogue d’exercice (méthodologie, structure, chronogramme).

La phase n°2 débutera en juin 2025 et comprendra le résultat suivant :

R2 : Conception des deux exercices de simulation “test” (une étude de cas et un exercice cadre).

Dans le cadre de ce résultat, il s’agira de produire, en se basant sur l’analyse et l’état des lieux du résultat R1, deux exercices de simulation (une étude de cas et un exercice sur table).

Livrable attendu :

• L’étude de cas “test” accompagnée de son dossier technique;
• L’exercice de simulation sur table “test” accompagné de son dossier technique.

La phase n°3 débutera en juillet 2025 et comprendra le résultat suivant :

R3 : Organisation des exercices “test”, évaluation, modification et validation

Deux exercices de simulation “test” seront organisés courant juillet avec les SN pour vérifier si ces exercices sont adaptés au contexte et aux besoins des SN mais également aux attentes de la PIROI. L’équipe de consultance pourra être présente pour observer les exercices.

Des retours constructifs seront apportés début août par la PIROI et la SN pour affiner les exercices si nécessaire. L’équipe de consultance apportera les modifications nécessaires pour valider les exercices “test” avant fin août.

Une fois les exercices “test” validés, l’équipe de consultance pourra concevoir le catalogue complet d’exercice de simulation en prenant en compte les retours d’expériences de la phase de test.

Livrable(s) attendu(s) :

• Compte-rendus des modifications à apporter suite à l’exercice test ;
• Version 2 des exercices ajustés (une étude de cas et un exercice sur table) ;
• Version 2 des dossiers techniques d’exercice ajustés.

La phase 4 débutera en septembre et comprendra le résultat suivant :

R4 : Production du catalogue d’exercice de simulation et du guide méthodologique, validation finale.

Le catalogue devra contenir à minima 10 études de cas et 10 exercices cadre en respectant la répartition des thématiques traitées (dont ceux des résultats précédents).

Livrable(s) attendu(s) :

• Le catalogue d’exercices de simulation sera composé de 10 exercices sur table et 10 études de cas comprenant un dossier technique pour chaque exercice (Les dossiers techniques d’exercice devront respecter les modalités décrites précédemment) ;
• Une présentation finale des résultats de la consultance.

Le catalogue d’exercice de simulation devra être proposé au plus tard le 15 novembre, en incluant les retours de la CRF-PIROI, au plus tard le 15/12/2025.

La phase de modification / validation finale débutera en mi-novembre et s’achèvera en mi-décembre.

Méthodologie de la mission de consultance

Le(a) consultant(e) est libre de proposer la méthodologie lui paraissant adaptée et en adéquation avec les objectifs et les livrables attendues.

Le prestataire devra spécifier dans sa réponse technique à l’appel d’offre la méthodologie et la temporalité proposée et les ressources dédiées au projet.

La prestation sera réalisée uniquement en ligne.

Rappel des échéances

• Début de la consultance : 01 mai 2025
• Livrables du résultat 1 : 30 mai 2025
• Livrables du résultat 2 : 1er juillet 2025
• Livrables du résultat 3 : 31 août 2025
• Livrables du résultat 4 : 15 novembre 2025
• Clôture de la consultance le 15 décembre 2025

La consultation devra être réalisée entre le 01 mai et le 15 décembre 2025.

Liens fonctionnels

Le(a) consultant(e) aura pour point focal le chargé de préparation et de réponse aux catastrophes de la PIROI.

L’ensemble des livrables sera validé par le département préparation et réponse aux catastrophes de la PIROI.

Profil et compétences requises

Qualités recherchées :

• Bon esprit analytique et de synthèse ;
• Capacité à mener de front plusieurs activités ;
• Respect des délais ;
• Autonomie et initiative ;
• Patience et diplomatie ;
• Bonnes capacités rédactionnelles ;
• Capacité d’adaptation aux différents contextes culturels ;
• Français et anglais fluides.

Compétences recherchées :

• Expertise avérée dans la création d’étude de cas et d’exercice de simulation à portée opérationnelle ;
• Maîtrise technique de la gestion des catastrophes, en particulier des enjeux des différentes phases d’une réponse (alerte, réponse, capitalisation), des acteurs et des mécanismes spécifiques aux mouvements CRCR (FbF, protocoles d’action précoce, évaluation des besoins etc.) ;
• Animation d’ateliers et d’interviews, en particulier à distance ;
• Expérience au sein du Mouvement Croix-Rouge sera un grand atout ;
• Connaissance des Sociétés nationales de la zone très appréciée ;
• Connaissance des zones d’intervention (pays de la zone du Sud-Ouest de l’Océan Indien) très appréciée.

Clauses administratives :

• Le soumissionnaire accepte que ses coordonnées soient répertoriées dans la Base de données des Consultants de la Croix-Rouge française ;
• Le soumissionnaire doit apporter la preuve au moment de la soumission de la régularité de son activité économique (documents fiscaux, immatriculation, inscription comme travailleur indépendant – en fonction du pays de référence où est établi le soumissionnaire) ;
• Le prestataire doit fournir les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa prestation qu’ils soient matériels ou humains : billets d’avion, ordinateur, assurances en responsabilité civile professionnelle, visa ;
• Il peut déléguer une partie de la mission, au sein de ses équipes, au collaborateur de son choix, mais il demeure la seule autorité hiérarchique et disciplinaire concernant ses salariés. Le prestataire doit assurer la sécurité, et à ce titre assurer les consultants envoyés en mission.

Expression d’intérêt

• Proposition technique incluant la méthodologie proposée, le chronogramme détaillé ;
• Proposition financière détaillée par phase et précisant les déplacement envisagés (déplacements sur zone ou non) ;
• CV (en cas de candidature d’une équipe, CV du chef de projet et de chacune des personnes identifiées pour l’étude) ;
• Références détaillées des expériences en lien avec l’appel d’offres.

Un contrat type sera proposé par la Croix-Rouge Française.

Ce projet sera réalisé sous réserve de financement.

La proposition complète devra être envoyée au plus tard le 13/04/2025 à : piroi.achat@croix-rouge.fr avec la mention objet du mail : ‘ Elaboration catalogue SIMEX ’ complète et à l’identique.