Introduction 

Depuis 1957, Amref Health Africa (Amref) s’engage à améliorer la santé et le bien-être des populations africaines en travaillant de manière étroite avec les communautés locales, les gouvernements et les partenaires internationaux. Organisation non-gouvernementale africaine leader de la santé publique sur le continent, Amref délivre des services essentiels et des formations à près de 30 millions de personnes dans plus de 35 pays en Afrique. 

 

Amref dispose de relais dans les pays du Nord, dont la France (Amref France), pour mener des actions de sensibilisation aux enjeux de la santé en Afrique, établir des partenariats stratégiques et lever des fonds pour financer les programmes sur le terrain, répondant directement aux besoins des communautés et des politiques sanitaires des pays africains. 

 

Contexte 

Amref France souhaite accroître ses efforts de collecte de dons auprès des particuliers, à travers plusieurs chantiers structurants, parmi lesquels la migration de son formulaire de don en ligne et de son CRM vers de nouveaux outils plus adaptés à ses besoins et offrant un plus large spectre de fonctionnalités. 

Pour mener ce chantier à bien, Amref France souhaite être accompagnée par un consultant (free-lance ou entreprise) spécialiste dans ce domaine pour le secteur associatif, et familier avec les outils du marché en France, avec une expérience démontrée dans la gestion de projet de migration de bases de données de contacts donateurs et paramétrage de CRM et formulaires de don en ligne. 

 

Objectif et champs d’application 

Pour Amref France, la prestation doit permettre une migration réussie dans des délais courts. Amref France souhaite disposer de ses nouveaux outils avant fin novembre 2024. Le consultant sera responsable du cadrage du projet, de son implémentation jusqu’à la mise en route des nouveaux outils, et de l’aide à leur prise en main par l’équipe d’Amref. 

L’environnement actuel est iRaiser (CRM et formulaire de don), complété de Brevo (emailing). Le projet consistera à migrer vers OHME (CRM), GiveXpert (formulaire de don), en conservant Brevo. 

La base de données donateurs est d’environ 25 000 lignes, comportant des donateurs personnes physiques et de donateurs personnes morales, pour des dons réguliers et des dons ponctuels. 

 

Livrables 

Le consultant assurera la chefferie de projet, prenant en charge le cadrage, les conseils et résolution de problèmes techniques, le suivi et les rapports d’avancée durant toute la prestation. 

Il initiera les réunions nécessaires avec l’équipe d’Amref et les prestataires de service tiers. Il mettra en place les outils de suivi de projet et de travail collaboratif pour assurer une bonne communication avec les équipes d’Amref. 

 

Base de données de donateurs 

Le consultant préparera la base de données donateurs que lui fournira Amref France pour son importation dans le CRM (OHME). 

• Etude fichier de contacts  

• Paramétrage de OHME  

• Nettoyage du fichier (champs non compatibles, non utiles) 

• Import dans OHME 

Fichiers de paiement et reçus fiscaux 

Le consultant préparera le fichier de paiement provenant de l’ancien CRM, ainsi que les reçus fiscaux, et les prépareront pour leur importation dans le CRM (OHME). 

• Etude du fichier de paiement 

• Nettoyage du fichier de paiement 

• Création d’un fichier pour les donateurs en prélèvement automatique 

• Import des fichiers dans OHME 

• Import des reçus fiscaux DP et PA 

 

Le nouveau CRM (OHME) 

La migration s’effectuera du CRM iRaiser vers le CRM OHME. Le consultant sera mis en relation avec les équipes de OHME pour la coordination technique. Plus d’information sur OHME https://www.ohme-crm.fr/  

En plus des tâches listées ci-dessus, le consultant sera chargé de : 

• Connecter OHME aux applications suivantes en faisant les paramétrages nécessaires, les tests et les correctifs pour leur bonne synchronisation et fonctionnement : 

• Espace Membres (solution de OHME)- doit permettre au donateur de retrouver ses reçus fiscaux, de lire des news, de consulter un FAQ, de faire un don ; 

• Brevo – préparation des listes et segments pour correspondre à une segmentation dans OHME, récupération des interactions d’emailing ; 

• GiveXpert – doit permettre de remonter les informations de paiement vers OHME, en distinguant les donateurs individuels et les donateurs entreprises ; 

• Google Analytics – configuration pour assurer la remontée des données concernant le site internet et Google Ads 

• Faire un back up des données de iRaiser pour archivage ; 

• Faire une démonstration fonctionnelle de OHME et des applications à l’équipe d’Amref France avant sa mise en ligne ; 

• Mise en ligne et corrections si nécessaire. 

 

Le nouveau formulaire de don en ligne (GiveXpert) 

La migration s’effectuera de la plateforme iRaiser vers la plateforme GiveXpert. Le consultant sera mis en relation avec les équipes de GiveXpert pour la coordination technique. Plus d’information sur GiveXpert https://www.givexpert.com/  

• Connexion de GiveXpert à la solution de paiement d’Amref France (Lyra Collect)  et paramétrage pour les différentes modalités de paiement (CB, SEPA, PayPal, Apple/Google Pay) ; 

• Design d’un formulaire pour donateur individuel et d’un formulaire pour donateur entreprise, en s’assurant que le parcours soit le plus fluide et court possible pour limiter l’abandon de don ; 

• Intégration des éléments de texte et visuels dans le bas du formulaire de don, pour l’information aux donateurs (Amref fournira les informations essentielles à la création d’un nouveau formulaire, à savoir : valeurs de la grille de dons, textes pour les équivalences de dons, photos et éléments graphiques) ; 

• Proposition de parcours post-don et paramétrage des actions post-don (page de remerciements, formulaire demande de données complémentaires, questionnaire, etc.)  en assurant une synchronisation de l’échange de données avec OHME ;  

• Installation des balises de tracking SEA (Google et Meta) ; 

• Test et corrections nécessaires pour la bonne synchronisation des données entre GiveXpert et Lyra Collect et entre GiveXpert et OHME, pour les deux formulaires mis en place ; 

• Faire une démonstration fonctionnelle du parcours de don et post-don à l’équipe d’Amref France avant sa mise en ligne ; 

• Mise en ligne et corrections si nécessaire. 

 

Budget   

Le prestataire présentera un budget TTC en euros incluant toutes les dépenses afférentes à la prestation.  

Délai  

Le consultant devra soumettre sa proposition avant le 13 septembre 2024, pour une prestation qui débutera début en octobre, et qui devra être complétée avant fin novembre 2024. 

Critères d’évaluation   

Le consultant sera évalué selon les critères suivants : 

• Expérience démontrée dans le secteur associatif et de la solidarité internationale, avec des exemples de prestations réussies dans le domaine de la réactivation de contacts et de collecte de dons ; 

• Méthodologie et outils de travail pour la réalisation de la prestation ; 

• Garanties relatives au respect des réglementations en vigueur, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en Europe.  

• Compréhension et engagement à l’égard des pratiques éthiques de collecte de dons ; 

• Qualité de la proposition commerciale (coût, budget, présentation) ;  

• Capacité à fournir un travail de haute qualité dans les délais et le budget convenus ; 

• Disponibilité et engagement du prestataire vis-à-vis d’Amref. 

Processus de soumission  

Les consultants intéressés doivent soumettre une proposition qui comprend : 

• Une lettre de motivation présentant le prestataire, décrivant le niveau d’expérience et les qualifications pour la prestation ; 

• Une méthodologie pour la réalisation de la prestation, y compris l’approche de l’engagement et de la collaboration des parties prenantes, les échéanciers et les livrables ; 

• Une proposition commerciale complète qui comprend toutes les dépenses associées à la consultation, et tout autre coût pertinent ; 

• Coordonnées de trois références issues de missions similaires menées pour des associations faisant appel à la générosité du public au cours des trois dernières années.  

 

Une fois sélectionné, le consultant sera amené à envoyer les documents suivants : 

• Certificat d’enregistrement de l’entreprise ou de l’entrepreneur  

• Attestation d’assurance (y compris la responsabilité civile professionnelle) 

• Preuve de paiement des cotisations de sécurité sociale ou certificat de non-assujettissement. 

 

Les propositions doivent être soumises au plus tard le 13 septembre 2024 à l’adresse email suivante : communication@amref.fr