Résumé de la mission

PE&D, qui opère dans plusieurs pays depuis 40 ans, fait face à des problèmes liés à la dispersion et à la perte de documents en raison de l’utilisation de plusieurs plateformes de stockage non centralisées (NAS, Google Drive, Dropbox). Cela entraîne une faiblesse en matière d’efficacité opérationnelle et des difficultés pour garder un historique complet des projets. Pour remédier à cela, PE&D a dédié un de ses axes stratégiques à la conception d’un système d’information et de gestion documentaire sécurisé, rationalisé et standardisé, accessible à tous ses bureaux pays, en France et à l’international. Les objectifs de la mission de prestation incluent la sécurisation du stockage documentaire, la standardisation des processus d’archivage, et la formation des équipes pour favoriser l’adoption de cette nouvelle solution.

Présentation de l’Association et Contexte

PE&D, créée en 1984, est une association loi 1901 qui œuvre pour la protection et l’accompagnement des enfants vulnérables dans 7 pays. L’organisation opère dans divers domaines tels que la petite enfance, l’accompagnement familial, et la santé maternelle et infantile. PE&D rencontre des difficultés liées au partage, au classement et à l’archivage des documents numériques, ce qui entrave son efficacité opérationnelle et la gestion de ses activités.

Objectifs Spécifiques et Résultats Attendus

La mission vise à améliorer l’efficacité de PE&D grâce aux outils numériques, en mettant en place un système de gestion documentaire qui assure la pérennité des informations et facilite la collaboration. Les résultats attendus incluent la rationalisation et la sécurisation du stockage documentaire, la standardisation des processus d’archivage, la formation des équipes à l’utilisation de la nouvelle solution, et la réduction de l’impact écologique des échanges documentaires.

Activités et Modalités Financières

Les activités prévues comprennent le diagnostic des outils et processus actuels, le choix et le développement de la solution, la migration des données, la formation des utilisateurs, le suivi et les ajustements, et enfin, un bilan final. La mission est cofinancée par le dispositif FRIO, avec un budget maximum de 16 000 euros.

Modalités d’Intervention et Livrables

La responsabilité du projet est assurée par la directrice de PE&D et la responsable de suivi évaluation apprentissage. Un comité de pilotage sera mis en place pour assurer le suivi de la solution. Les livrables attendus de la consultance incluent une note de cadrage, des bilans intermédiaires, un rapport final, un manuel utilisateur, des supports de formation et un manuel technique.  

Profil de la Consultance et Calendrier

L’expertise externe recherchée doit combiner des compétences en conseil stratégique, audit, formation et suivi, et avoir une bonne connaissance des bonnes pratiques et des technologies récentes en gestion documentaire et systèmes d’information. La mission devrait démarrer en juin 2025 et durer 12 mois maximum.

Modalités de Remise des Propositions

Les prestataires intéressés doivent soumettre une proposition technique et financière, un ou des CV actualisés et des références avant le 18 mai 2025, à l’adresse : siège@planete-eed.org, sous la référence « AO Mission numérique »