Œuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondation Energies pour le Monde (Fondem, Fondation Reconnue d’Utilité Publique, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et d’accueil.

• MISSIONS PRINCIPALES

• Accueillir les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil) ;
• Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, y compris commandes et colis, impression de publipostages, affranchissement et envoi – Archivages courriers et bordereaux, NPAI ;
• Accueil prestataires externes, gestion de tâches récurrentes avec les prestataires (y compris La Poste, coursiers, téléphonie, copieur…) ; gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
• Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts
• Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers)
• Remise de chèques
• Assistance au président et à la directrice générale pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA
• Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative
• Gestion des dossiers OPCO
• Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique

Spécifiquement pour OBSERV’ER

• Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks
• Appui commercial en salon (de façon ponctuelle)

Spécifiquement pour la FONDEM

• Préparation du tableau de suivi des paiements et préparation des virements bimensuels
• Appui recrutement, publication fiche de poste
• Gestion de boîte mail générale ;