Sous la supervision du Coordinateur d’Unité, et en lien avec le reste de l’équipe de l’Unité, le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif, les efforts en cours en vue d’accompagner la mise en œuvre des différents projets constitutifs du portefeuille de l’unité Sécurité Maritime. Au sein d’une unité de gestion fonctionnelle, il/elle travaillera aux côtés des chargés de projets techniques et opérationnels et des autres assistants de projets afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur les volets financiers.

Principales missions :

Volet financier :

Suivi financier des projets:

• Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
• Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas;
• Archive les pièces comptables et les BAP ;
• Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
• Procède au suivi des avances ;
• Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions ;
• Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les
• libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.)
• Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;
• Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle ;
• Participe aux exercices de clôtures comptables ;
• Apporte un appui dans la préparation des audits ;

Gestion des caisses et des comptes bancaires des bureaux terrains:

• Apporte un soutien technique aux comptables terrain et aux assistants de projet qui passent des BAP ;
• Suit les demandes de trésorerie des comptables terrain ;
• Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain ;
• Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Volet administratif :

Indexation, classement et archivage des documents ;
Mise à jour de tableaux de bords ;
Appui au suivi administratif des dossiers des experts et des partenaires gérés par le siège dans le cadre du projet.
Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts ;
Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…) ;