L’association Scouts & Guides de France, mouvement d’éducation populaire reconnu d’utilité publique (140 salariés sur 8 établissements, 98 000 adhérents adultes & enfants dont 36 000 bénévoles) recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et évènementiel, en CDD.

Dans le cadre de la mise en œuvre de son plan d’orientation et de ses dynamiques éducatives, les Scouts et Guides de France prévoit un rassemblement pour les tranches d’âges 14/17 ans et 17/20 ans du 24 au 28 juillet 2025. Le rassemblement accueillera environ 20 000 personnes, sur 5 jours.

Cette dynamique a notamment pour objectif d’amplifier la transition écologique du mouvement, dans son aspect éducatif. Rattaché(e) à la directrice opérationnelle du rassemblement, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes salariées et bénévoles pour faciliter la mise en œuvre du rassemblement, notamment dans ses aspects administratifs, logistiques et budgétaires.

Vos missions, non exhaustive, sont les suivantes :

Soutien administratif à l’équipe pilote et à la directrice (40 %)

• Participer aux réunions d’équipe pilote (régulièrement en soirée) et élaboration des compte rendus et relevés de décisions
• Participer à la mise en place des outils d’information et de communication transversaux
• Soutenir l’équipe pilote pendant le rassemblement
• Participer au bilan et à la capitalisation de l’évènement
• Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions, les diffuser via les bons canaux aux personnes concernées
• Récolter et traiter les besoins administratifs annexes de l’équipe pilote

Soutien logistique à l’équipe pilote (30 %)

• Organiser la logistique des week-ends de travail de l’équipe pilote et des responsables de commissions
• Inviter et transmettre des informations logistiques aux bénévoles et salariés
• Participer au bien être des participants et à la fluidité de la communication en amont des week-ends
• Coordonner l’organisation logistique des week-ends des équipes
• Elaborer et transmettre les comptes rendus, relevés de décisions

Soutien administratif et financier au pôle Accueil et bien être (25 %)

• Travailler en étroite collaboration avec les bénévoles et salariés des commissions « Accueil et bien être » du rassemblement
• Soutenir les besoins administratifs des inscriptions au rassemblement
• Soutenir l’équipe suivi budgétaire
• Soutenir aux demandes de subventions privées et publiques en lien avec le rassemblement
• Participer au suivi budgétaire et demandes de subventions du rassemblement
• Contribuer et être en soutien de la clôture administrative et comptable post rassemblement

Participation à la vie de l’association et du département (5 %)

• Participer activement à la vie de l’association
• Participer aux réunions de département
• Participer à l’assemblée générale 2025

Diplômé d’un BAC+2/3 en assistanat de direction, gestion administrative et/ou gestion de projet avec une spécialisation en événementiel et forte d’une expérience minimum de 2-3 ans.

Une expérience dans l’événementiel est recommandée.

Compétences techniques souhaitées :

• Sens du travail en équipe avec des bénévoles et salariés : communication, esprit de collaboration – Maitrise
• Autonomie, esprit de synthèse – Maitrise
• Capacité de prise d’initiative – Maitrise
• Capacité à gérer des situations d’urgence – Maitrise
• Bonne gestion du stress – Maîtrise
• Capacités d’organisation, d’adaptation, de réactivité et de rendre des comptes – Maitrise

Connaissance du scoutisme, des thématiques jeunesse et éducation populaire

Une expérience (stage, bénévolat ou autre) sur ce type de poste est un plus.

Contrat : CDD – septembre 2024 à octobre 2025

Temps de travail : Temps plein

Statut : Cadre forfait jours

Rémunération :  30 à 32k brut annuel – Selon profil

Prise de fonction : Début septembre 2024

Lieu de travail : Arcueil (94) – 3min à pied du RER B Laplace

• Possibilité de 2 jours de télétravail
• Carte restaurant (valeur faciale journalière : 9 €) et accès au restaurant d’entreprise
• Remboursement du transport en commun à hauteur de 55%
• Mutuelle prise en charge à 70%
• Salle de sport
• Comité d’entreprise, avec de nombreux avantages
• Environnement de travail moderne et agréable proche des commerces et transports en commun

L’association des Scouts et Guides de France est signataire de la Charte de la Diversité et s’engage à étudier toutes les candidatures reçue

Vous souhaitez rejoindre une association bâtie sur des valeurs de passion, de challenge et de qualité, n’hésitez plus et rejoignez-nous !