CFI, l’agence française de développement médias, filiale du groupe France Médias Monde (FMM), recrute en CDI, un ou une Assistant·e de projets au sein de sa Direction Afrique.

Activités principales :

Gestion administrative

• Préparation et suivi des contrats/engagements de dépenses dans leurs aspects administratifs, qu’ils soient ponctuels ou inscrits dans la durée, dans le respect des procédures et en lien avec la comptabilité :
  • Initiation des contrats/bons de commande/lettres de mission (gestion de la commande dans l’ERP, demandes d’avances, transmission des documents à la comptabilité…)
  • Suivi et clôture mensuelle dans l’ERP (réceptions en lien avec les RP, suivi des factures et des liquidations de frais de mission, archivage, numérotation des documents)
  • Contribution au respect et à la bonne mise en œuvre de l’ensemble des procédures
• En lien avec les autres services, assurer le classement et archivage électronique de l’ensemble des documents liés aux projets suivis (collecte des documents : listes de présence, transfert de propriété, numérotation des documents, etc.).

Gestion budgétaire et financière

• Suivi des règlements (lancer et/ou relancer les paiements, suivre les virements, WU…)
• Contribuer au bon suivi des caisses
• Contribuer aux audits externes intermédiaires ou finaux (archiver, fournir les pièces justificatives et réponses aux questions éventuelles) de premier et de second niveau.

Gestion logistique

• Organisation logistique des voyages (en sous-traitance ou gestion directe), des activités et des démarches en lien avec les projets en veillant au respect des procédures de sureté (élaboration des fiches de sécurité sous la supervision/coordination des responsables de projets et de l’équipe de direction)
• Achat de matériel y compris envoi (gestion valise diplomatique), livraison et collecte des « transferts de propriété »
• Préparation de différents types de documents (attestations, certificats de formation, lettres d’invitation, de mission…)
• Organisation de réunions, y compris aspects logistiques (salle, restauration…).

Transverse

• Contribution à la formation des personnes nouvellement arrivées sur les procédures administratives et financières qui relèvent du champ d’expertise : documents types, archivage, fiches sécurité/départ, SAGE …
• Contribution au travail de suivi/évaluation des projets (notamment par la collecte de documents alimentant le suivi-évaluation, ex. feuilles de présence…)
• Participation aux comités de suivi des projets
• Tout autre type d’appui lié à la nécessité de la mise en œuvre des projets
• Participation à la fluidité des relations avec les experts et expertes, prestataires, bénéficiaires, personnes participantes et le directeur de la sureté sous la supervision/coordination des responsables de projets et de l’équipe de direction
• Participation à la fluidité des relations avec les services en interne (Secrétariat Général, communication, direction générale, autre direction géographique)
• Participation aux chantiers transversaux, exercices de capitalisation ou contribution à l’organisation d’évènements à l’échelle de CFI.