AUTORITE ET RESPONSABILITES

• Le.la coordinateur.ice de mission Cambodge travaille sous l’autorité des membres du Conseil d’Administration d’AEC-Foyer Lataste et en collaboration avec la salariée du siège, auxquels il.elle rend directement compte de toutes ses activités et répond aux missions qui lui sont confiées.
  
• Il.elle travaille au quotidien en étroite collaboration avec le Directeur de l’ADTJK, sans lien de hiérarchie entre les deux, et avec la responsable finances de l’ADTJK.

ACTIVITES DU VSI :

La mission du chargé(e) de mission Cambodge est double :

I) Mission de soutien à l’équipe opérationnelle de terrain (partenaire local ADTJK)

Accompagnement de l’équipe locale d’ADTJK

• Accompagner l’équipe locale dans la gestion quotidienne des programmes et dans la mise en place des stratégies à long terme.
•  Soutenir le processus d’autonomisation du partenaire local ADTJK par (entre autres) :

1. Accompagner l’équipe dans la prise en main des outils et méthodes de gestion du cycle projet (adaptation du cadre logique du programme, écriture d’un rapport annuel, mise en place d’indicateurs, évaluation du programme…).
2. Création d’outils à même de soutenir les procédures opérationnelles de l’équipe locale.
3. En partenariat avec le Directeur Exécutif de l’ADTJK, établir les besoins en formation de l’équipe locale et mettre en place les formations adéquates.

Gestion et suivi des programmes de l’association

• Gestion du courrier Cambodge-France : contrôler les arrivées de courrier à l’association et superviser l’envoi biannuel des courriers aux parrains et marraines de l’association pris en charge par le.la chargé.e animation et soutien aux programmes éducatifs en contrat de service civique.
• Gérer les bases de données de l’association (bénéficiaires, donateurs, matériel et construction) et mettre à jour les données en français, en étroite collaboration avec l’équipe locale.
• Gérer les fiches de liaison des enfants parrainés en collaboration avec le siège de l’association.
• Être en charge du suivi et de l’évaluation des projets en cours.

Contrôle budgétaire et gestion financière globale

• Contrôle budgétaire et gestion financière globale
• Appuyer la comptabilité effectuée par la secrétaire-comptable de l’ADTJK.
• Accompagner les responsables programmes dans leur gestion budgétaire quotidienne et contrôler les opérations financières des différents programmes.
• Rédiger les demandes de trésorerie trimestrielles et les communiquer au siège de l’association.
• Prise en charge du reporting financier (trimestriel/annuel) et de l’analyse financière des mouvements financiers sur le terrain.
• Accompagner l’équipe local dans la préparation des budget N+1 puis établir le budget prévisionnel de l’ADTJK en collaboration avec le siège d’AEC-Foyer Lataste (novembre de chaque année).
• Supervision de la gestion des caisses d’épargne et de l’argent de poche des enfants en collaboration avec le responsable programme et la secrétaire-comptable de l’ADTJK. 

II) Mission de lien entre AEC-Foyer Lataste et ADTJK

Lien siège/terrain et reporting

• Communiquer 1 fois par mois avec le Conseil d’Administration de l’association par vidéoconférence et quotidiennement avec le.la salarié.e du siège afin de faire remonter toutes informations utiles à la compréhension de la réalité opérationnelle sur le terrain au siège de l’organisation.
• Préparer la venue annuelle du siège (planning de travail, logistique sur place…).
• Rédiger annuellement le rapport moral interne (octobre-novembre) en collaboration avec le.la salarié.e du siège

Levée de fonds et rapports bailleurs

• Appuyer l’équipe locale dans la mise en place de partenariats au Cambodge et développer le réseau de l’association dans le pays (entreprises, anciens bénéficiaires, ONG, autorités locales).
• Collaborer avec l’équipe locale pour établir les besoins de l’association sur le terrain et mettre en place des projets de financement en conséquence.
• Participer à la levée de fonds en collaboration avec le/la salarié.e du siège et l’assistant.e « Communication et levée de fonds » en contrat de Service Civique (prospection de nouveaux partenaires, rédaction de dossiers de financement).
• Organiser des événements de levée de fonds au Cambodge
• Rédiger en anglais et/ou en français les rapports aux bailleurs.

Communication externe de l’association

• Superviser la mise à jour des réseaux sociaux pris en charge par l’assistant.e « Communication et levée de fonds » et le/la « chargé.e animation et soutien aux programmes éducatifs » en contrats de service civique.
• Actualiser les supports de communication d’AEC-Foyer Lataste (brochures, guides, site internet, Facebook…) en collaboration avec le.la salarié.e du siège et l’assistant.e « communication et levée de fonds » en contrats de service civique 
• Participer à la rédaction de divers articles sur les activités de terrain pour les mise à jour du site internet et la newsletter trimestrielles « Le Petit Tigre » en collaboration avec le.la salarié.e du siège 

Accueil sur le terrain

• Préparer le catalogue des projets nécessaires sur le terrain à destination des groupes de bénévoles en collaboration avec le/la salarié.e du siège et le Directeur Exécutif de l’ADTJK.
•  En collaboration avec la salariée du siège et le Directeur Exécutif de l’ADTJK : gestion et supervision des bénévoles.
• Accueil   et   communication   avec   les   visiteurs   de   terrain : partenaires, visiteurs, parrains/marraines et donateurs (préparation avant la venue et accueil sur place) et mise a jours du carnet des visiteurs.
• En collaboration avec le directeur exécutif et le.la salarié.e du siège, mettre à jours la liste noire de l’association
• Organiser et suivre l’accueil des volontaires en services civiques