Contexte
L’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA – fondée sous le nom d’OIE) est une organisation intergouvernementale de premier plan qui regroupe 183 membres dans le monde entier. Par ses activités, l’OMSA contribue de manière décisive à l’amélioration de la santé animale, à la protection du bien-être des animaux et au renforcement des services vétérinaires. L’Organisation fournit des informations transparentes sur la situation de la santé animale dans le monde et promeut des normes internationales, notamment en ce qui concerne la sécurité du commerce des animaux vivants et des produits d’origine animale. De plus amples informations sont disponibles sur le site web de l’OMSA.
Rejoindre l’OMSA, c’est participer au développement de l’une des principales organisations internationales, reconnue et associée aux autres institutions multilatérales en matière de santé dans le monde. C’est contribuer à l’édification d’une approche globale de la santé au niveau mondial, réunissant santé animale et santé humaine dans le concept d’ « Une seule santé ». C’est rejoindre des équipes motivées par l’impact de leur action, le sens de leur engagement collectif et un professionnalisme reconnu dans leurs domaines de compétences respectifs.   Le siège de l’OMSA est à Paris.
L’Organisation est présente sur tous les continents par l’intermédiaire de 13 Représentations régionales et sous régionales. L’OMSA emploie 250 agents, dont deux tiers basés au siège. Le lieu d’exercice du présent poste est Paris.

Positionnement et rattachement
Sous l’autorité de la Directrice Générale, et en étroite collaboration avec les Directeurs Généraux Adjoints, le/la Directeur/Directrice de l’Administration est membre du Comité Exécutif de l’Institution. Il/elle peut être amené(e) à assurer l’intérim de la Directrice Générale en son absence ainsi que celle des Directeurs Généraux adjoints.

Objectifs du poste
Le/la Directeur/Directrice de l’Administration conduit la politique administrative de l’Organisation, tant en matière de gestion des ressources (humaines, physiques et budgétaires) que de respect des normes internationales applicables (règles d’appels d’offres, droit du travail, etc.).
Dans le cadre d’une équipe de direction renouvelée et dans la perspective du prochain plan stratégique, les dossiers prioritaires pour le/la Directeur/Directrice de l’Administration sont:
– Aligner la gestion administrative de l’Organisation sur les standards comparables, au moyen du développement de relations inter-institutionnelles.
– Veiller à la modernisation des procédures placées dans le champ de compétences de la Direction de l’Administration, afin de renforcer l’efficacité organisationnelle de l’Institution.
– Harmoniser les méthodes de gestion entre le Siège et les Représentations régionales/sous-régionales.
-Encourager le développement d’une politique des Ressources Humaines ambitieuse, permettant d’aligner l’Organisation sur les meilleurs pratiques internationales.
– Développer un plan de continuité des activités, en fonction d’une analyse des risques opérationnels.
– Développer des actions de sécurité permettant à l’Organisation de couvrir ses principaux risques (physiques, logiques et financiers) et proposer des actions permettant de renforcer la sécurité juridique des actes administratifs.
– Procéder à une analyse critique du portefeuille d’assurance de l’Organisation.
– Prolonger et conclure les réflexions engagées en matière d’assurance retraite des agents de l’Organisation, au Siège et dans les Représentations régionales/sous-régionales.
– Contribuer à définir la politique immobilière et patrimoniale de l’Organisation et étudier les alternatives possibles en relation avec les services compétents des pays hôtes.
– Développer la programmation budgétaire de l’Organisation, en instituant un dialogue de gestion avec les entités du Siege et les Représentations régionales/sous-régionales et en développant les outils décisionnels et de reporting adaptés.
– Poursuivre la sécurisation juridique et normative de la fonction « Achats » tout en assurant suffisamment de souplesse pour renforcer l’efficacité organisationnelle de l’Institution.
– Veiller à l’intégration comptable de l’ensemble des actions administrative, y compris en matière de gestion de la paie.

Missions et activités    

Leadership stratégique :
– Elaborer et mettre en œuvre une stratégie administrative globale qui soutiendra les objectifs stratégiques de l’OMSA.
– Piloter l’alignement de la gestion administrative de l’Organisation sur les standards comparables

Vision et développement d’équipe
– Diriger, encadrer et développer une équipe performante, en favorisant une culture de l’innovation, de la collaboration et de l’amélioration continue.
– Promouvoir la culture d’inclusion au sein de la Direction Administrative et de la transversalité au sein de l’organisationImpulser un état d’esprit collectif fondé sur l’engagement, la motivation, l’implication, la responsabilité et le service client.

Management
– Encadrer les équipes rattachées à la Direction de I’Administration (Unité des Ressources Humaines, Unité Services Généraux, Unité Achats, Unité Budget, Unité Comptabilité) en traduisant les orientations stratégiques en objectifs d’équipe
– Motiver les membres de la Direction en veillant à la performance par l’élaboration et le suivi de plans d’actions individuels et collectifs

Activités
Développer le positionnement de l’OMSA au sein des Organisations Internationales bénéficiant de standards administratifs comparables :
– Développer des relations inter-institutionnelles pour disposer de points de benchmarks adaptés.
– Aligner la gestion administrative de l’Organisation sur les standards comparables.
– Superviser une analyse des enjeux juridiques associés aux activités administratives de l’OMSA (protocoles et immunités, fiscalité, contentieux administratifs).

Identifier les développements nécessaires à la programmation budgétaire des activités et la gestion financière de l’Organisation :
– Définir le plan d’action de l’Unité Budget, en réponse aux besoins de l’Organisation, qu’ils soient transversaux ou spécifiques à certaines unités de travail et produire les analyses budgétaires appropriées pour la Directrice Générale.
– Encadrer l’élaboration des budgets annuels et pluriannuels de l’Organisation : Budget général, comptes spéciaux (dont Représentations régionales et sous-régionales, Fonds mondial), caisses de retraite et le suivi des investissements.
– Assurer leur suivi avec un dialogue de gestion et leur performance budgétaire au sein de l’Organisation.
– Être force de proposition en matière de développement des processus et outils utiles au renforcement de la performance des activités de l’Unité Budget.
-Assurer la bonne conformité de la tenue de la comptabilité et de la paie; Assurer la relation régulière avec le Vérificateur Externe, et avec les Membres du Conseil charges de la vérification des comptes.
– Garantir la bonne gestion de la trésorerie et des placements incluant le fonds de pension.

Encourager la modernisation en cours de la politique des Ressources Humaines : – Mise en place effective d’un SIRH (permettant également d’intégrer la problématique de paie).
– Formalisation d’un cadre d’ensemble de la gestion des ressources humaines, reposant sur des procédures modernisées
– Révision des règles encadrant l’organisation du travail et la gestion des talents (télétravail, onboarding, mobilité, etc.)
– Harmonisation progressive des conditions de travail au Siège et dans les Représentations régionales/sous-régionales.
– Clarification des liens entre fonction et rémunération, à travers une étude sur de classification des emplois puis la mise en place d’une grille indicielle des postes.
– Développer un plan de gestion des risques et de continuité des activités,
– Proposer des actions permettant de renforcer la sécurité juridique des actes administratifs
– Piloter une analyse des risques opérationnels.Développer des actions de sécurité permettant à l’Organisation de couvrir ses principaux risques (physiques, logiques et financiers)
– Procéder à une analyse critique du portefeuille d’assurance de l’Organisation.

Soutenir et poursuivre le développement de la fonction Achat :
– Veiller à l’adaptation des procédures aux besoins et capacités de l’Organisation par une évaluation régulière de leur adéquation aux risques.
– Mener une démarche de simplification pour renforcer l’efficacité de la fonction Achat.
– S’assurer de la mise en œuvre des procédures par l’ensemble des équipes du Siege et des Représentations.

Définir la politique de l’Organisation en matière de gestion des espaces physiques et de leur sécurité:
– Assurer la valorisation du patrimoine immobilier de l’OMSA, en particulier son siège.
– Engager et suivre les projets de travaux.Articuler les réflexions entre organisation du travail et allocation des espaces dédiés.
– Mettre en œuvre une politique de sécurité pour les personnels et sites de l’Organisation.