1.     Contexte de la mission

Il s’agit d’un rôle clé pour PE&D : nous recherchons quelqu’un de très adaptable et pouvant effectuer des activités très diversifiées, en fonction de ses compétences et de ses intérêts.

Le/la Responsable administratif travaillera au siège de l’association, à Paris.

2.     Composition de l’équipe

L’équipe est constituée de 70 personnes, dont 30 personnes au siège à Paris et 40 salariés locaux.

3.     Profil recherché

Compétences requises : Administratif, comptabilité, traduction, langues étrangères (Anglais), ressources humaines, accueil, évènementiel

Compétences souhaitées : Rigueur, organisation, bon relationnel, adaptabilité et orientation solutions.

 4.      Détail de la mission (tâches et objectifs assignés)

Les missions du/de la Responsable administratif seront essentiellement des missions d’appui et de coordination, en lien avec les membres de l’équipe concernés.

Elles feront l’objet d’ajustements en fonction des compétences spécifiques du / de la bénévole.

•  Ressources Humaines

Le/la Responsable administratif intervient en appui de la DRH sur les sujets suivants : Organisation de la formation de l’équipe siège (plan de formation, moyens de financement, suivi) / Appui aux discussions avec la Mutuelle (négociation contrat) / Suivi des tickets restaurant / Organisation et suivi des portages de volontaires de la solidarité internationale (VSI) / Organisation et suivi de l’intégration des nouveaux collaborateurs.

•  Vie d’équipe

Mise à jour du trombinoscope siège et terrain / Organisation de visioconférences avec les membres de l’équipe.

•  Gestion de la boutique en ligne

Recueil des commandes et réalisation des envois / Suivre les stocks / Participation à la sélection des produits.

•  Traductions

Sollicitation & coordination du pool de traducteurs bénévoles / Expression des demandes et gestion des deadlines

•  Administration

Réalisation de tâches administratives en réponse aux demandes du siège et du terrain : rédaction des courriers à destination de partenaires, donateurs, prestataires, revue de documents, etc. / Participation à l’archivage des dossiers / Commande des fournitures de bureau / Soutien d’une fidèle bénévole âgée / Appui des personnes de l’équipe selon les priorités du moment et dans le cadre de ses moyens.

• Informatique/RGPD

Suivi du prestataire de service OKSIO et mise en place de toute amélioration nécessaire / Participation à la mise en place des évolutions induites par la règlementation RGPD / Réalisation d’achats de licences.

• Evènements

Appui à l’organisation d’évènements : soirée annuelle des grands donateurs, séminaires, CA, AG, etc.

Contrat :  Convention de stage gratifié fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale

Durée : stage de 6 mois, 2 à 4 jours par semaine, de novembre 2024 à juillet 2025

Salaire : indemnités de stage

Merci d’adresser vos propositions à Justine CHOISY, Directrice des Ressources Humaine de l’association, à cette adresse mail :

grh@planete-eed.org