Au sein d’une équipe pluridisciplinaire, vous êtes en charge de l’enregistrement de la comptabilité et de la gestion administrative d’un établissement/service/dispositif. Selon la taille de l’établissement, vous êtes également responsable des missions de secrétariat classique de la structure.

Vos missions principales sont les suivantes :

• Tenue de la comptabilité de la structure (enregistrement (achats, banque, caisse), règlement des factures (contrôle, suivi participations & cautions des usagers, des avances ADA, des dépôts de garantie, émission des chèques …) et rapprochements bancaires) ;
• Tenue de la caisse (suivi des entrées/ sorties, inventaires, livres de caisse, contrôle et rapprochement comptabilité…) ;
• Formalisation, transmissions de données, de documents, d’informations administratives, comptables, logistiques et RH (arrêts de travail, attestations, contrats, justificatifs, pièces…) ;
• Tenue des tableaux d’information et des affichages obligatoires (contrôle, mise à jour) ;
• Accueil physique, orientation vers les services internes et/ou externes ;
• Tenue du standard et des appels téléphoniques, orientation vers les services internes/externes et prise de message ;
• Traitement du courrier (réception, enregistrement, classement, diffusion, affranchissement, expédition…) ;
• Réalisation des achats, suivi du stock et approvisionnement d’un appartement et/ou d’un local en équipements, produits, petits matériels et/ou fournitures ;
• Gestion des tickets restaurant (réception, enregistrement, distribution, contrôle) ;
• Tenue des dossiers du personnel (copie des contrats, arrêts maladie, justificatifs transports…) ;
• Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
• Demande de devis (travaux, installations, réparation, dépannage…) ;
• Tenue de la planification des activités des salariés de la structure (présences, absences, évènements…) pour suivi, validation et diffusion ;
• Rédaction, modification d’écrits professionnels (courriers & notes administratives diverses, rapports d’activité, règlements de fonctionnement, contrats de séjour usager…) ;
• Renseignement d’une base de données « métiers » et/ou de tableurs Excel (comptafirst, foyerfirst, portails Asylweb, DN@, statistiques et indicateurs, parc logements, logiciel Gestion des Temps …).

Cette liste n’est pas exhaustive, d’autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.