Sous l’autorité de l’adjointe Desk/Chargée des programmes basée à Dakar, l’assistant.e Desk (H/F) est chargé-e d’apporter son appui à la gestion opérationnelle des délégations CRF du Niger, Mauritanie et Guinée. Plus précisément, il-elle sera en charge des missions suivantes :

A.     Suivi administratif et financier du Bureau régional et des délégations pour  assurer leurs fonctionnalité au niveau administratif par une gestion efficace et effective des besoins et des procédures et processus administratifs internes

• Traitement des demandes d’avance mensuelles des délégations en lien avec le responsable financier régional basé à Dakar.
• Gestion des requêtes de paiement des prestataires.
• Préparation et signature des divers documents (tels que les conventions de partenariat et les accords de coopération, ainsi que les contrats de prestation de service à l’échelle internationale), suivi du processus de validation, et envoi sur le terrain.
• Plannings et préparations des départs et retours des délégués en mission internationale, ainsi que préparation des missions d’appui des équipes du bureau régional (rédaction des lettres d’invitation, émission des ordres de mission).
• Elaboration des autorisations bancaires et autorisations légales en collaboration avec la DOI.
• Organisation des réunions de support et d’équipe, rédaction et transmission des comptes rendus.
• Gestion des demandes de créations de mails, demandes et suivi d’accès aux données drive
• Assurer que les affichages du bureau sont conformes et les informations mise à jour sont disponibles et accessibles pour tous

B.     Assurer le pilotage des activités de communication/diffusion interne et externe et la visibilité du desk et des délégations

• Améliorer la gestion interne de l’information par la conception et la mise à jour de tableaux de bord, de suivi et l’archivage
• Archive électroniquement et physique des documents du bureau régional
• Organiser des sessions de formation sur les bonnes pratiques de gestion et de conservation des archives.
• Appuie les délégations dans la mise à jour de leur archivage :
• Accompagne régulièrement les équipes pour s’assurer de l’actualisation et du bon classement des documents.
• Mise à jour des outils de partage et des tableaux de bord permettant des analyses de la DOI

C.     Appui à la conception, mise en œuvre et suivi des projets à travers la mise en place et le suivi des tableaux de bords

• Révision, critique littéraire et mise en forme des propositions et rapports.
• Contribution à l’archivage des documents de gestion de projets et à la préparation des audits de programmes.
• Participation au bon fonctionnement du dispositif qualité-SERA.
• Organisation et participation aux réunions de suivi avec les délégations (points hebdomadaires et thématiques) & prise de note
• Appui au référents DPI dans le suivi des tableaux de financements et bailleurs et dans la planification avec les délégations pays.
• Participation aux réunions des partenaires, aux ateliers et rédaction des comptes rendus.

NB: Ce descriptif est amener à évoluer en fonction des besoins du bureau régional et des délégations